Zeitmanagement – 15 Apps für 15 produktive Stunden

Blog   /   Hootsuite Life

Sie haben zu viel zu tun? Fünf Projekte müssen in den nächsten Tagen fertig gestellt werden, die große Urlaubskampagne ist nur einige Wochen entfernt, Sie überwachen nebenbei noch Facebook, Twitter und Instagram, und zu allem Überfluss haben zwei Kollegen die Grippe? Jetzt ist gutes Zeitmanagement gefragt.

In solchen Situationen kann die Technik Ihr bester Freund sein. Es gibt eine Vielzahl an Apps und Tools, die wertvolle Zeit – und seien es nur Sekunden oder Minuten – im Büro und Zuhause ersparen. Sie wissen ja, dass Sie eigentlich jeden Tag acht Stunden Schlaf bekommen sollten. Deshalb stellen wir Ihnen hier 15 Apps vor, die Sie in stressigen Phasen, aber auch im ganz normalen Arbeitsalltag, unterstützen.

Strukturieren Sie Ihren Tag mit Apps: speziell für Social Media-Manager


8.00 Uhr – UberConference

Wieder mal Stauansage im Radio? Sie lassen das Auto in der Garage und fahren S-Bahn und Bus. Dummerweise sind Sie aber so 30 Minuten länger unterwegs und haben schon um 8.30 Uhr eine Telefonkonferenz.
Kein Problem: Sie haben ja die UberConference App auf dem Smartphone.

Mit UberConference lassen sich Telkos sofort mobil starten. Sobald der Call beginnt, sehen Sie, wer dabei ist und erhalten zusätzliche Informationen über die Profile auf den Social Media-Kanälen. Sie wissen nun, dass der Titel Ihres neuen Kunden „Part-Time Happiness Director“ ist, denn Sie sehen während der Telko sein LinkedIn-Profil. Sie können die Telko auch aufzeichnen und wertvolle Informationen speichern, die Sie für zukünftige Calls oder Kampagnen mit diesem Kunden benötigen könnten.

Am Arbeitsplatz angekommen, haben Sie bereits eine wichtige Telko hinter sich und können die Aufzeichnungen später für Notizen nutzen.


9.00 Uhr –  Hootsuite

Als Social Media-Manager überprüfen Sie natürlich als erstes die Social Media-Kanäle. Womit fangen Sie an? Mit Twitter, Facebook oder vielleicht LinkedIn?

Sie müssen sich nicht für das Eine oder Andere entscheiden, denn mit Hootsuite sehen Sie all Ihre Nachrichten-Streams auf einem Dashboard. Sie können so alle Kanäle einfach und schnell überprüfen. Wir sind natürlich voreingenommen. Aber Hootsuite wurde für Social Media-Manager entwickelt und dafür, Sie produktiver zu machen.

Öffnen Sie Hootsuite, überprüfen Sie in Ihren Social Media-Kanälen wer Sie erwähnt hat und antworten Sie gleich. Sollte es beispielsweise Service-Probleme bei einem Kunden geben, leiten Sie diese Nachricht gleich an das Support-Team weiter, wenn Sie die Antwort nicht selber geben können. Danach werfen Sie einen Blick auf den Analyse-Report und checken Sie, wie die vorgeplanten Nachrichten von letzter Nacht und heute Morgen performen.

Seien Sie produktiver mit Hootsuite

 


10.00 Uhr – Trello

Der ganze Tag liegt noch vor Ihnen und Sie müssen sich mit Ihrer To-Do-Liste beschäftigen. Um produktiv zu bleiben, müssen Sie genau wissen, welche Aufgaben bis wann erledigt sein sollten. Dafür gibt’s Trello – mit dieser App behalten Sie eigene und Team-Projekte im Auge. Verwalten Sie Projekte über mehrere Level hinweg mittels Projekttafeln, Arbeitslisten und individuellen Aufgaben. Mit Trello lassen sich Aufgaben zuordnen und Projekte in unterschiedlichen Fertigstellungsphasen durch einfaches Drag-and-drop organisieren. Und sogar Brainstorming ist möglich, damit die Kreativität nicht zu kurz kommt. Haken Sie also die To-Do-Liste ab und wenden Sie sich größeren Projekten zu.


11.00 Uhr – Chartbeat

Ihr Chef möchte wissen, wie gut der Traffic auf dem Blog heute ist. Google Analytics benötigt 24 Stunden, um diese Informationen aufzunehmen und die Klickrate auf Tweets ist nicht unbedingt aussagekräftig. Wenn Sie eine schnelle Antwort brauchen, nutzen Sie Chartbeat.

Mit Chartbeat erhalten Sie aussagekräftige Echtzeitdaten. Die App liefert Ihnen alle notwendigen Informationen, damit Sie schnell agieren und die gut funktionierenden Inhalte promoten können: Wie viele Leser befinden sich auf Ihrem Blog, welcher Blogpost führt, von welchen Social Networks kommt der größte Traffic und vieles mehr. Weil Chartbeat in Hootsuite integriert ist (direkt neben Ihren Social Networks) können Sie innerhalb weniger Sekunden auf neue Traffic-Erkenntnisse reagieren.

Berichten Sie also Ihrem Chef, dass der Traffic etwas höher als gewöhnlich ist, weil beispielsweise ein bestimmter Post auf Facebook gut funktioniert. Und nun planen Sie ein paar weitere Posts für die nächsten Stunden und halten die Sache am Laufen.

Testen Sie die Hootsuite Chartbeat App

 


12.00 Uhr – Brewster

Jetzt ein schnelles Mittagsessen mit dem Kollegen der Partneragentur in einem Lokal um die Ecke. Er erwähnt, dass sich die  Agentur umbenannt hat und daher alle Mitarbeiter neue Email-Adressen und Twitter-Namen haben. Das bedeutet: Ihre Kontaktliste muss aktualisiert werden, was mindestens eine Stunde dauert. Keine Panik: Eine kleine App namens Brewster hat das bereits für Sie automatisch erledigt.

Brewster ist eine App, die Ihre Kontakte verwaltet. Sie verwaltet Telefonnummern, Email-Adressen und alle Social Media-Profile. Wenn also jemand die Informationen auf Brewster aktualisiert, gilt diese Aktualisierung automatisch für alle anderen Kontakte. Und vergessen Sie die üblichen Fehler bei der Neueingabe von Telefonnummern oder Twitter-Namen. Keine Zeitverschwendung, keine Fehler, deutlich mehr Produktivität!


13.00 Uhr – Circa

Die Teller sind leer und beim Espresso möchten Sie kurz sicherstellen, dass Sie keine Neuigkeiten verpasst haben. Eine Möglichkeit: Sie öffnen Ihre Favoritenliste der Nachrichtenseiten. Das dauert aber zu lang. Sie öffnen Twitter und erfahren, dass alle nur über den neuen Hund des C-Promis diskutieren. Das ist langweilig. Spätestens jetzt sollten Sie die Circa App probieren.

Circa bietet einfachen Zugriff auf ‘kondensierte’ Nachrichten von diversen News-Sites und Social Networks auf einer einzigen Seite. News-Updates werden in Echtzeit übertragen. Das Besondere: Sie können Storys folgen und erhalten automatisch regelmäßige Updates.


14.00 Uhr – Evernote

Sie haben fünf Google-Docs gleichzeitig in Ihrem Browser geöffnet und keines ist benannt. Zu viele neue Informationen überfluten Sie gleichzeitig und Sie haben Mühe, sich zu organisieren. Ihre digitalen Dokumente wimmeln von Links und Tweet- oder Post-Screenshots, aber das Wesentliche geht unter. Zeit für Evernote!

Evernote sammelt alle Notizen. Die, die Sie innerhalb der App schreiben und wirklich alles, was Sie von außerhalb importieren. Sämtliche Inhalte werden so organisiert, dass sie einfach durchsucht und genutzt werden können.

Wenn Sie also heute ein paar Tweets sehen, die Sie später für eine Case Study verwenden könnten, dann nutzen Sie die Hootsuite Evernote-App und speichern Sie alles im Evernote-Notizbuch. Auch Ihre wöchentlichen Email-Newsletter können Sie mit dieser App teilen. Diesen Trick zeigt Ihnen Steve Dotto.


YouTube Video: Evernote und Hootsuite

Werden Sie effizienter mit der Evernote App

 


15.00 Uhr – IFTTT

Sie hetzen von Meeting zu Meeting, planen Social Media-Strategien für ein Projekt nach dem anderen und haben einfach keine Zeit mehr für Ihre Hausaufgaben – die liebe, immer wiederkehrende Routine, ohne die der Laden auch nicht läuft. An solchen Tagen sind Sie dankbar dafür, dass es IFTTT gibt.

IFTTT bedeutet “If This Then That” – und erleichtert Ihnen Ihren Büroalltag deutlich. Erstellen Sie einfache Routinen: wenn „dies“ eintrifft, passiert „das“. Sie werden kaum glauben, wie viel Zeit Sie mit IFTTT sparen.

Die App kann:


16.00 Uhr – Zendesk

Sie scannen Hootsuite und sehen, dass in den letzten fünf Minuten zehn Kundenservice-Anfragen hochgepoppt sind. Ihr Support-Kollege ist laut Email-Antwort „out of office“. Es versteht sich von selbst, dass Sie Ihren Kunden antworten müssen. Also klicken Sie auf das Zendesk-Icon.

Zendesk ist eine Software, mit der Sie Ihren Kundenservice verbessern können – sowohl über die traditionellen als auch über die Social Media-Kanäle. Mit dieser App können Sie Aufgaben (Tickets) markieren, nach Tickets suchen, Prioritätsstufen festlegen und sogar „Twickets“ anlegen, also Tweets mit einem Klick in Tickets umwandeln. Beantworten Sie beispielsweise die fünf dringendsten Tickets und setzen Sie die anderen auf mittlere Dringlichkeit. Ihr Support kann diese dann am nächsten Morgen abarbeiten.

Ihr Kundenservice wird besser mit der Zendesk App

 


17.00 Uhr – 30/30

Jeder Arbeitstag geht einmal zu Ende. Aber bevor Sie in den Feierabend starten warten noch knapp ein Dutzend Routine-Aufgaben auf Erledigung. Jede besteht aus mehreren einzelnen Schritten. Weil Ihnen in der letzten Zeit immer mindestens eine Aufgabe durch die Lappen gegangen ist, nutzen Sie ab heute die 30/30 App.

30/30 ist eine weitere Task-Management-App, die sich aber von Trello & Co. deutlich unterscheidet. Das Konzept basiert auf der Erkenntnis, dass der Mensch am produktivsten ist, wenn er sich 30 Minuten lang einer Aufgabe widmen kann, und die nächsten 30 Minuten einer völlig anderen. Mit dieser App können Sie jedoch individuelle Zeiten für Ihre Aufgaben einstellen. Hier geht es einzig und allein um Effizienz und darum, die Dinge erledigt zu bekommen.

Die 30/30 App zeigt Ihnen hauptsächlich zwei Arten von Informationen: was Sie tun sollten und wie viel Zeit Sie dafür haben. Sobald die Zeit abgelaufen ist, wechselt die Farbe des App-Screens zur Farbe Ihrer nächsten Aufgabe. Dieses schnelle Wechseln zu den nächsten Aufgaben macht 30/30 zu einem großartigen Tool für Routine-Arbeiten. Prokrastinieren war gestern: Mit diesem Werkzeug haben Sie keine Ausreden mehr!

Wenn Sie 30/30 für Ihre abendlichen Jobs verwenden, kann der Feierabend pünktlich eingeläutet werden.


18.00 Uhr – HopStop

Nun wollen Sie so schnell wie möglich nach Hause, denn da haben Sie auch noch zu tun. Die Zukunft heißt HopStop – in Deutschland ist diese App bereits in Berlin und Ulm im Test. HotStop checkt für Sie die Verkehrslage, gibt Ihnen Informationen über Fahrpläne des öffentlichen Personennahverkehrs und “sagt” Ihnen, wie lang Sie Fuß, mit dem Fahrrad oder auf einer anderen Route nach Hause brauchen. HotStop bietet diese Informationen bereits für mehr als 300 Städte weltweit – interessant also auch für Ihre nächste Geschäftsreise.

Klingt ein bisschen nach Google Maps. Doch HopStop bietet Echtzeit-Informationen und Aktualisierungen und informiert zu Fahrtzeiten, Taxikosten und ÖPNV-Stationen in der Nähe.

Sie nehmen heute ein Taxi, weil Sie so zehn Minuten Fahrzeit sparen? Dann lesen Sie während der Fahrt Ihre Nachrichten auf Hootsuite und entscheiden Sie schon im Auto, welche heute noch beantwortet werden sollten.


19.00 Uhr – Dropbox

Endlich zu Hause, aber Sie möchten noch kurz Ihren Social Media-Plan überarbeiten, weil Sie diesen morgen Ihrem Chef vorstellen müssen? Dummerweise haben Sie Ihr Notebook im Büro vergessen. Dank Dropbox können Sie trotzdem auf Ihre Dokumente zugreifen.

Mit dieser Storage-App können Sie Texte, Fotos und Videos in der Cloud speichern und haben dann von überall aus Zugriff darauf, sogar mobil. Selbst wenn Sie keine Internet-Verbindung haben, können Sie bestimmte Dokumente so markieren, dass Sie auch offline damit arbeiten können.

Greifen Sie mit der Hootsuite Social Files App auf Ihre Dropbox-Dokumente zu

 


20.00 Uhr – Flipboard

Eigentlich wäre Feierabend, aber der Kopf arbeitet noch weiter. Nach einem hektischen Tag hat man manchmal das Gefühl, irgendetwas Wichtiges für einen bestimmten Social Media-Kanal oder den Firmen-Blog vergessen zu haben. Nehmen Sie Ihr Smartphone zur Hand und öffnen Sie die Flipboard App.

Flipboard sammelt den Online-Content aus den Quellen, denen Sie folgen und stellt Sie in einem Online-Magazin zusammen, das perfekt für Mobilgeräte optimiert ist. So können Sie nochmals schnell durch die wichtigen Inhalte des Tages klicken.

Sie sitzen gemütlich auf dem Sofa und verfolgen nebenbei die Nachrichten? Checken Sie Flipboard kurz nach interessanten Storys, die Ihre Leser interessieren. Was gefunden? Machen Sie eine Notiz in Trello, einen Blogpost darüber zu schreiben, wenn Sie am nächsten Morgen im Büro sind.

Flipboard ist eine der beliebtesten Empfehlungs-Apps für Content im Internet.  

Erstellen Sie sich Ihr eigenes Flipboard-Magazin im Hootsuite Dashboard

 


21.00 Uhr – Pocket

Jetzt kommen Sie endlich zu den News, die Sie heute verpasst haben. Während des Tages hat Ihnen schon ein kurzer Blick auf Twitter gezeigt, Sie noch sechs Artikel lesen müssen. Das haben Sie einfach nicht geschafft. Aber Sie natürlich wollen informiert sein und bleiben. Also benötigen Sie Pocket.

Pocket ist ein perfektes Tool, um Informationen für einen späteren Zeitpunkt zu speichern. Mit dieser App können Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort sammeln und von jedem Gerät aus nutzen, wann immer Sie Zeit dazu haben.

Jetzt können Sie diese wichtigen sechs Artikel ganz bequem durchblättern, sich Notizen auf Evernote machen, und Sie brauchen nicht zu befürchten, etwas Wichtiges zu verpassen.

Verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Artikel.

Nutzen Sie die Hootsuite Pocket App

 


22.00 Uhr – SmartBrief

Obwohl Sie im Bereich Social Media, einer technologischen Entwicklung, tätig sind, verbringen Sie die meiste Zeit damit, über Social Media lesen und beschäftigen sich nicht unbedingt mit Technologie-Themen. Das wird sich vermutlich nicht ändern. Sie möchten trotzdem über die neuesten Technologie-Trends auf dem Laufenden sein, sich aber nicht ständig durch ein gutes Dutzend trockener Technologie-Blogs zu quälen. Deshalb nutzen Sie SmartBrief.

SmartBrief bietet kurze Informationen per Email für uns überarbeitete Manager. Die App nutzt viele Tausend Quellen und stellt die wichtigsten und besten Informationen zusammen, also beispielsweise „Technologie-Trends und Einblicke und warum diese für Ihr Unternehmen wichtig sind“. Beeindruckend!


23.00 Uhr – SleepBot

Schlafenszeit! Es ist zwar erst 23.00 Uhr, aber Sie wissen, wie wichtig acht Stunden Schlaf sind. Wer gut schläft ist engagierter bei der Arbeit, löste Probleme besser und ist kreativer. Sie hatten in der letzten Zeit einige unruhige Nächte. Deshalb haben Sie sich SleepBot heruntergeladen.

Die SleepBot App überwacht Ihr Schlafmuster. Sie starten die App, bevor Sie sich zum Schlafen legen. Nun sorgt die App dafür, dass Ihr Handy leiser gestellt wird und in den Flugmodus schaltet, damit Sie nicht gestört werden. Sie können auch überwachen, wie oft Sie sich in der Nacht bewegen und welche Geräusche Sie stören. Höchste Zeit, den tropfenden Wasserhahn zu reparieren? Wenn morgens der Wecker klingelt, zeichnet die App auf, wie lange Sie tatsächlich zum Aufwachen benötigen. Die Statistiken verraten Ihnen viel über Ihre Schlafqualität und helfen Ihnen vielleicht, mit der Zeit ein gesünderes Schlafverhalten zu entwickeln.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden wie Sie eine Social Media-Strategie entwickeln: