È un momento critico sul lavoro. Hai cinque progetti da consegnare in pochi giorni, manca poco all’avvio dell’importante campagna per le feste, nel frattempo stai monitorando Facebook, Twitter e Instagram, e due colleghi sono a casa con l’influenza. Devi dare il meglio di te e sfruttare tutto l’aiuto che riesci ad ottenere, aumentando la produttività.
In situazioni del genere, la tecnologia è il tuo migliore alleato. Ci sono decine di app e strumenti che possono aiutarti a risparmiare tempo, al lavoro come a casa. Ecco allora 15 app gratuite per aumentare la tua produttività nel resto della giornata.
App per tutta una giornata: edizione speciale per Social Media Manager
Ore 8, UberConference
Oggi il traffico è un vero incubo, per cui decidi di andare al lavoro con i mezzi pubblici. Purtroppo, così facendo ci metti 30 minuti in più, e rischi di perdere la teleconferenza delle 8:30. Nessun problema: ecco perché hai scaricato l’app UberConference!
UberConference ti consente di avviare teleconferenze dal tuo smartphone in qualsiasi momento. Nel corso della telefonata, inoltre, puoi visualizzare tutti i partecipanti e ottenere informazioni aggiuntive su di loro tramite i loro profili social. Accertati di rivolgerti a ciascuno di loro con l’appellativo giusto, visualizzando il loro profilo LinkedIn dall’app mentre gli parli. Volendo puoi anche decidere di registrare la telefonata, memorizzando informazioni utili per le tue future chiamate o campagne pubblicitarie con quel cliente.
Non sei ancora arrivato al lavoro e hai già partecipato a un’importante teleconferenza, in più hai una registrazione da cui prendere appunti in un secondo momento.
Ore 9:00, Hootsuite
Sei un Social Media Manager, quindi la prima cosa che fai quando arrivi al lavoro probabilmente riguarderà i social media. Da dove inizi? Da Twitter? Da Facebook? Magari da LinkedIn?
Perché scegliere? Hootsuite riunisce tutti i tuoi profili sui social media in una singola dashboard, dandoti la possibilità di monitorarli e aggiornarli velocemente e facilmente. Sì, siamo di parte, ma Hootsuite è stato concepito per i social media manager, mettendo al primo posto la loro produttività.
Quando arrivi al lavoro, apri Hootsuite e controlli i tuoi stream per vedere chi ti ha citato sui social media e iniziare a rispondere. In caso di problemi relativi all’assistenza clienti, puoi assegnare questi messaggi al personale di assistenza, se non puoi risolverli da solo. Quindi dai un’occhiata ai resoconti dell’analitica per sapere come sono andati i messaggi programmati pubblicati automaticamente ieri sera e questa mattina. A questo punto saprai su quali post ti devi concentrare nei messaggi di domani.
Porta i tuoi social media a un livello più avanzato, con Hootsuite Pro
Ottieni di più dalla tua attività sui social
Ore 10:00, Trello
Hai ancora un’intera giornata davanti a te: è ora di stabilire le cose da fare. Sapere quali compiti devi portare a termine ed entro quando è essenziale per mantenere una produttività elevata. Per questo c’è Trello!
Trello consente di gestire in maniera ordinata sia i progetti individuali sia quelli condivisi. Usalo per gestire progetti su diversi livelli, suddividendo il lavoro in tabelle (progetti), elenchi (di compiti da svolgere) e caselle (compiti individuali). Con Trello puoi assegnare compiti e coordinare progetti a vari livelli semplicemente trascinando ogni elemento al suo posto. Inoltre, puoi organizzare sessioni di brainstorming per mantenere sempre alta la la creatività.
Spunta l’attività “creare l’elenco delle cose da fare oggi” e passa ai progetti più importanti.
Ore 11:00, Chartbeat
Il tuo capo ti chiede quanto traffico c’è oggi sul blog. Google Analytics impiega 24 ore per ottenere quel dato e i click-through di Twitter non sono sufficienti a dare una risposta esauriente. Per fortuna, ti basta aprire Chartbeat.
Chartbeat fornisce dati provenienti dal sito in tempo reale, semplici da visualizzare e da elaborare. L’app ti dà tutte le informazioni che ti servono per agire rapidamente e promuovere i contenuti che hanno più successo sui social media: quante persone sono sul blog, qual è il post più popolare, quali social network danno maggiore visibilità al post in questione e via dicendo. Su Hootsuite, Chartbeat si trova proprio accanto ai social network, per cui adattare i tuoi contenuti all’andamento del traffico suoi tuoi social richiede solo pochi secondi.
Così puoi comunicare al tuo capo che oggi il traffico è maggiore del solito grazie a un articolo sulla pubblicità sui social network scritto da te, che sta avendo molto successo su Facebook. Programma un paio di post che facciano riferimento al blog nelle ore successive e poi puoi passare ad altro.
Ore 12:00, Brewster Full Contact
Hai appuntamento da Starbucks per un pranzo veloce con un amico impiegato in un’agenzia che collabora con la tua azienda. Tra una chiacchiera e l’altra, vieni a sapere che la sua agenzia ha cambiato marchio, per cui tutti i dipendenti hanno nuovi indirizzi e-mail e nuovi nomi su Twitter. Ti ci vorrà almeno un’ora per aggiornare la tua rubrica! E invece no, perché ci ha già pensato una simpatica app chiamata Brewster.
Brewster è l’app di gestione contatti di cui hai bisogno, e che ti meriti. Riunisce numeri di telefono, indirizzi e-mail e profili social di ogni contatto in un unico posto e, se qualcuno aggiorna i suoi dati su brewster, essi verranno automaticamente aggiornati per tutti i suoi contatti. Per non doverti più preoccupare di sbagliare numero di telefono o nome di Twitter! Brewster ti fa risparmiare tempo e ti evita molti errori, aumentando enormemente la produttività.
Ore 13:00, Suggestions
Hai finito di mangiare e vuoi essere sicuro di non esserti perso nessuna notizia importante mentre eri al lavoro? Potresti aprire tutti i siti dei quotidiani che ti interessano, ma ci vorrebbe troppo tempo. Apri Twitter, ma i tuoi contatti non fanno altro che parlare dell’ultimo scandalo della Kardashian. Una noia mortale. E poi, come Riccioli d’oro quando trova il letto giusto, realizzi che l’app Suggestion di Hootsuite è proprio quello che fa per te.
Suggestions ti propone un elenco contenente fino a venti degli articoli e post di blog più recenti, personalizzati a seconda degli argomenti che tratti più spesso. Condividi immediatamente i contenuti che più ti piacciono sui tuoi canali social media, senza perdere tempo a cercarne di nuovi o aumentare l’engagement. L’app ti invia notifiche ogni volta che emergono nuovi contenuti di tuo interesse.
Fatti suggerire contenuti personalizzati e di qualità!
Risparmia tempo nel cercare nuovi contenuti
Ore 14:00, Evernote
Hai cinque Google doc aperti sul tuo browser, nessuno dei quali ha un titolo. Stai prendendo una valanga di appunti, ma in modo estremamente disordinato: le pagine si riempiono di link e di screenshot di Twitter, ma il contenuto è quasi illeggibile. È il momento di usare Evernote.
Evernote riunisce tutti gli appunti che prendi, sia all’interno dell’app sia se importati dall’esterno, e li organizza in modo che siano facili da trovare e da usare, per aiutarti a gestire al meglio le tue note.
Per esempio: apri Twitter e vedi una serie di tweet che potrebbero tornarti utili nella presentazione di un case study alla fine del mese. Grazie a Evernote, di Hootsuite, puoi salvare le conversazioni che ti interessano all’interno dell’app. Inoltre, puoi inviare le tue newsletter settimanali ai social media direttamente tramite l’app, un trucco imparato da Steve Dotto in persona!
Prendi appunti in modo più efficace, con l’app Evernote
Migliora il tuo modo di prendere appunti
Ore 15:00, IFTTT
Salti da una riunione all’altra, pianificando strategie social per decine di progetti, e non hai tempo di star dietro ai tuoi account social? Basta poco, sono gesti quasi automatici, ma richiedono del tempo che oggi proprio non hai. Per giornate come queste, grazie al cielo esiste IFTTT.
Il bello di IFTTT (“If This Then That”, se succede X allora Y) è la sua semplicità: una ricetta secondo cui l’evento “X” porta automaticamente all’azione “Y”. Per quanto semplice, però, IFTTT è in grado di risparmiarti una quantità di lavoro davvero notevole. Basti pensare che l’app è in grado di compiere azioni come:
- Caricare automaticamente le sintesi delle tue teleconferenze UberConference sul tuo Dropbox
- Archiviare e-mail su Evernote
- Aggiungi le note Siri a Evernotes
- Aggiungi i fotografi di Instagram a un elenco di Twitter
- Salva i link ai tuoi preferiti di Twitter sul tuo account Pocket
- e molto altro ancora
Quello che quest’app ti consente di fare è davvero incredibile. La foto di IFTTT dovrebbe essere inserita accanto alla definizione di “produttività” sul dizionario.
Ore 16:00, Zendesk
Dai un’occhiata veloce su Hootsuite e vedi 10 richieste inoltrate al servizio clienti nel giro di cinque minuti. Scrivi subito al tecnico dell’assistenza e… scopri che non è in ufficio. Sta a te far felici i tuoi clienti, ma non preoccuparti: basta fare doppio clic sull’icona di Zendesk.
Zendesk è un software che ti aiuta a fornire un’assistenza clienti migliorata, sia sui social media sia tramite canali più tradizionali. Grazie a quest’app puoi creare, modificare e condividere ticket per tutti i problemi che hanno origine sui social network. Inoltre, puoi taggare i ticket e cercarli, impostare diversi livelli di priorità e persino creare Twickets, trasformando un tweet in un ticket in un solo clic.
Invii le risposte ai 5 ticket più urgenti e imposti una priorità media sugli altri, per assegnarli al tecnico dell’assistenza domani mattina.
Migliora la tua assistenza ai clienti sui social, con l’app Zendesk
Prova l’app Zendesk
Ore 17:00, 30/30
La fine della giornata è ormai vicina, ma prima di tornare a casa devi portare a termine la tua routine di 12 mansioni, ciascuna costituita da diversi passaggi. Le ultime volte te ne sei sempre dimenticato almeno uno. Ecco perché oggi hai deciso di usare l’app 30/30.
30/30 è un’altra app che ti consente di gestire le tue mansioni, ma in modo molto diverso da Trello. Questa app infatti si basa sull’idea che la produttività individuale raggiunge il massimo se si riesce a lavorare 30 minuti su una sola cosa, senza distrazioni, e poi si passano i successivi 30 minuti facendo altro. L’app, però, ti consente di modificare a tuo piacimento il tempo da dedicare a ciascun compito: basta essere efficienti e riuscire a fare tutto.
L’interfaccia dell’app mette in evidenza due dati essenziali: quello che devi fare e il tempo a disposizione per riuscirci. Quando il tempo da dedicare a un incarico è scaduto, lo schermo cambia colore, assumendo la tonalità assegnata al compito successivo. Passando rapidamente da un compito all’altro, quest’app ti consente di impostare una routine, senza cedere alla tentazione di procrastinare. Ecco un ottimo strumento per aiutarti a portare a termine tutto quello che devi fare.
E con soli 30 intensi minuti di lavoro a fine giornata, grazie al tuo programma 30/30, poi sei libero di goderti la serata.
Ore 19:00, Dropbox
Sei appena arrivato a casa, ma vuoi riguardare e modificare il piano di marketing sui social media da presentare al tuo capo domani mattina. Il PC è rimasto in ufficio, ma puoi accedere ai tuoi file da Dropbox.
Questa app consente agli utenti di caricare file di testo, foto e video in cartelle di archiviazione sul cloud, per potervi accedere ovunque si trovino, anche da dispositivi mobili. Anche quando non hai Internet, Dropbox ti consente di contrassegnare i file come preferiti e di lavorarci offline.
Accedi ai tuoi file di Dropbox da Hootsuite, grazie all’app Social Files
Accedi a Dropbox
Ore 20:00, Flipboard
È ora di rilassarsi, ma non riesci a non pensare al lavoro. Anche dopo una giornata davvero impegnativa, continui a pensare che potresti esserti perso qualche informazione interessante da condividere sui social media o sul blog. Allora prendi il telefono e apri l’app Flipboard.
Flipboard prende tutti i contenuti dei siti che segui e organizza i migliori in modo da presentarti una rivista online, ottimizzata per dispositivi mobili e con un design a dir poco eccellente. Un ottimo modo per dare un’occhiata veloce ai contenuti pubblicati nel corso della giornata e scegliere quelli più rilevanti.
Seduto sul divano del salotto, con The Walking Dead in sottofondo, stai scorrendo le pagine di Flipboard e ti cade l’occhio su un articolo riguardante un’acquisizione di Twitter che i tuoi lettori potrebbero trovare interessante. Inserisci una nota su Trello per ricordarti di inserire nel blog un post sull’argomento (“Che cambiamenti porterà l’ultima acquisizione di Twitter per gli utenti abituali?”) il giorno successivo.
Flipboard è una delle più importanti fonti di contenuti disponibili sul web. Crea subito la tua rivista Flipboard personalizzata, direttamente dalla dashboard di Hootsuite.
Usa Flipboard per Hootsuite
Ore 21:00, Pocket
Ora che hai scoperto tutte le novità che temevi di esserti perso, puoi pensare ai contenuti che avevi messo da parte: con un solo rapido passaggio su Twitter, oggi, hai salvato ben SEI articoli che sai di dover leggere. Durante la giornata non avresti avuto il tempo di guardarne nemmeno uno, ma per essere sempre all’avanguardia nel tuo settore, devi tenerti aggiornato. Ecco perché usi Pocket.
Pocket è un utile strumento che ti consente di non perderti nessun contenuto importante, salvandolo per un altro momento. Con quest’app puoi salvare contenuti in qualsiasi momento e su qualunque dispositivo, riunendo tutti gli elementi più importanti in un unico posto per leggerli o visualizzarli appena ne avrai il tempo.
I sei articoli che ti interessavano sono tutti lì, così puoi dare un’occhiata, prendere qualche appunto su Evernote e selezionarne due da condividere con i tuoi follower. Per non perderti più una sola notizia!
Non perderti più neanche un articolo, con l’app Pocket di Hootsuite.
Usa Pocket.
Ore 22:00, SmartBrief
Anche se in teoria il tuo lavoro riguarda sia i social media sia la tecnologia, di fatto passi molto più tempo a leggere articoli relativi ai social media che alla tecnologia (“l’iPhone 4 va ancora forte”). Le tue abitudini non cambieranno, ma puoi scegliere di tenerti sempre aggiornato sulle ultime novità tecnologiche da usare nelle tue campagne pubblicitarie senza dover spulciare decine di blog. Ecco perché ti sei iscritto a SmartBrief.
SmartBrief fornisce resoconti via e-mail su un’ampia gamma di tematiche, per tenere sempre aggiornati anche i più pigri o oberati dal lavoro. Setacciando migliaia di fonti, sceglie i contenuti migliori o più rilevanti per poi mandarteli sotto forma di resoconto.
Come ad esempio il resoconto di oggi, “Novità e aggiornamenti tecnologici di notevole importanza per le aziende”, che ti metti subito a leggere. Incredibile.
Ore 23:00, SleepBot
A nanna! Sono solo le 23, ma sai che è importante dormire almeno 8 ore a notte. Tra le altre cose, una buona notte di sonno ti rende più attivo al lavoro, più creativo e pronto a risolvere i problemi, aumentando la tua produttività. Tuttavia, ultimamente hai avuto qualche problema a dormire, ragion per cui hai scaricato Sleepbot.
L’app SleepBot è progettata per seguire il ritmo del tuo sonno. Avviala appena prima di andare a dormire, per mettere automaticamente il telefono silenzioso e in modalità aereo ed evitare qualsiasi distrazione. L’app registra anche quanto ti muovi durante la notte e a quanti rumori esterni sei esposto (è proprio ora di sistemare quel rubinetto che perde!). E quando la sveglia suona, l’app registra a che ora ti svegli, poi ti fornisce un’analisi statistica della qualità del tuo sonno per aiutarti a migliorare le tue abitudini nel tempo.
