15 applications pour 15 heures de productivité

By Clémence Alonzo de Revel

Social

Vous êtes débordé de travail. Cinq de vos projets sont à terminer dans les prochains jours, le lancement de votre grosse campagne saisonnière n’est plus qu’à quelques jours, vous surveillez Facebook, Twitter et Instagram à la volée et deux de vos collègues sont absents car ils ont la grippe? Vous devez être en pleine possession de vos moyens et utiliser toute l’aide disponible.

Dans de pareilles situations, la technologie est votre meilleure alliée. Il existe une multitude d’applications et d’outils pour vous aider à gagner de précieuses secondes et minutes au travail et à la maison. Puisque vous êtes censé dormir huit heures par jour, voici 16 applications de productivité gratuites (et pas forcément très connues en France) à utiliser pendant les heures où vous êtes vraiment réveillé.

Une journée en applis : L’édition du responsable des médias sociaux

 UberConference-Card

La circulation est mauvaise ce matin, alors vous décidez de vous rendre au travail en transport en commun. Malheureusement, cela vous prend 30 minutes de plus et vous êtes supposé être en réunion téléphonique à 8 h 30. Pas d’inquiétude : c’est exactement pour ça que vous avez installé l’application UberConference sur votre téléphone.

UberConference vous permet de démarrer des réunions téléphoniques instantanément sur votre téléphone. Une fois la réunion commencée, vous pouvoir voir toutes les personnes « présentes » et obtenir des informations supplémentaires à leur sujet à l’aide de leurs profils de médias sociaux. Vous êtes ainsi certain de vous adresser à ce nouveau client en utilisant son vrai titre professionnel. En effet, son résumé LinkedIn s’affiche dans l’application pendant l’appel. Vous pouvez également enregistrer l’appel ainsi que des informations précieuses susceptibles d’être réutilisées lors de prochains appels ou de prochaines campagnes avec ce client.

Lorsque vous arrivez finalement au travail, vous avez déjà traité des appels importants et disposez d’un enregistrement duquel tirer des notes lorsque vous serez moins occupé.

 Hootsuite-Card

Vous êtes Responsable des médias sociaux, alors la première chose à faire en arrivant au travail est probablement de jeter un œil aux médias sociaux. Où commencer ? Sur Twitter ? Sur Facebook ? Peut-être LinkedIn ?

Pourquoi choisir ? Hootsuite réunit tous vos profils de médias sociaux dans un seul tableau de bord. Vous pouvez ainsi les surveiller et les mettre à jour facilement et rapidement. Évidemment, nous sommes partiaux. Mais Hootsuite a été conçu pour les responsables des médias sociaux et pour la productivité.

Lorsque vous arrivez au travail, ouvrez Hootsuite et consultez vos flux pour savoir qui vous a mentionné sur des médias sociaux, puis commencez à répondre. S’il y a le moindre problème avec le service client, affectez ces messages à l’équipe concernée si vous ne pouvez pas les résoudre vous-même. Ensuite, utilisez vos rapports d’audience pour prendre le pouls de votre opération d’envoi de messages sociaux que vous aviez programmé la veille au soir et ce matin. Vous savez désormais sur quelles publications vous devriez vous concentrer pour l’envoi de messages sociaux du lendemain.

Faites passer vos médias sociaux à la vitesse supérieure avec Hootsuite Pro

Soyez plus productifs avec les médias sociaux

Trello-Card

Avec presque une journée complète devant vous, il est temps de dresser la liste des choses à faire. Savoir ce que vous devez réaliser et à quelles échéances est essentiel pour rester productif. Pour ce faire, vous pouvez utiliser Trello.

Trello vous aide à rester à la page sur les projets individuels et collectifs. Vous pouvez l’utiliser pour gérer des projets sur plusieurs niveaux, en partageant le travail en tableaux (projets), listes (listes de tâches) et cartes (tâches individuelles). Avec Trello, vous pouvez affecter des tâches et organiser des projets selon différents stades d’avancement à l’aide de simples glisser-déposer. Vous pouvez également créer des sessions de brainstorming afin de conserver l’émulation créative.

Rayez les tâches à faire aujourd’hui de votre liste et passez à des projets plus grands.

 Chartbeat-Card

Votre patron vous demande comment se porte le trafic de votre blog aujourd’hui. Google Analytics met 24 heures à enregistrer ces informations, et vérifier le nombre de clics sur les tweets n’est pas forcément très parlant. Vous souhaitez lui répondre rapidement. Pour cela, vous ouvrez Chartbeat.

Chartbeat offre des données en temps réel, faciles à consommer et digestes. L’application vous offre les informations dont vous avez besoin pour agir rapidement et promouvoir le contenu qui fait déjà vibrer une corde sensible sur les médias sociaux : le nombre de personnes présentes sur votre blog, la publication qui fait parler d’elle, les réseaux sociaux qui attirent le plus de vues vers ces publications, et plus encore. Puisque l’application Chartbeat se trouve juste à côté de vos réseaux sociaux dans Hootsuite, vous pouvez réagir et répondre aux informations liées au trafic en quelques secondes.

Vous informez votre patron que le trafic est légèrement supérieur à la normale grâce à votre œuvre particulièrement bien sentie en matière de publicité sociale. Celle-ci fonctionne vraiment bien sur Facebook. Vous programmez quelques publications supplémentaires au sujet de ce blog pour les prochaines heures de sorte à maintenir le buzz.

Surveillez de près votre trafic en temps réel

Essayez l’application Chartbeat de Hootsuite

 Brewster-Card

Vous quittez le bureau pour un déjeuner rapide chez Starbucks avec un ami qui travaille dans une agence partenaire. Il mentionne que l’agence a changé de nom et que tous les employés ont de nouvelles adresses e-mail et de nouveaux pseudos Twitter. Mince… cela signifie qu’il faudra passer une heure à mettre à jour votre liste de contacts. Sauf que les mises à jour ont déjà été effectuées automatiquement, grâce à une petite application appelée Brewster.

Brewster est l’application de gestion de contacts dont vous avez besoin et que vous méritez. Elle regroupe tous les numéros de téléphone, adresses e-mails et profils de médias sociaux de vos contacts en un seul et même endroit. Lorsque quelqu’un met à jour ses informations sur Brewster, la mise à jour est automatiquement appliquée à tous ses contacts. Plus de saisie de numéros de téléphone ou de fautes de frappe sur les pseudos Twitter. Brewster vous épargne perte de temps et erreurs. C’est un vrai boost de la productivité.

SuggestionsByHootsuite-Card

Vous voici en train de terminer votre repas et vous voulez être sûr de n’avoir manqué aucune information pendant que vous travailliez ce matin. Vous pensez un instant ouvrir votre douzaine de sites d’actualité favoris. Trop long. Vous ouvrez Twitter, mais tout le monde tweete au sujet d’un scandale de Nabillla. Trop ennuyeux. Ensuite, telle Boucle d’or trouvant le lit à sa taille, vous réalisez que l’application Suggestions de Hootsuite correspond parfaitement à ce que vous cherchez.

Suggestions propose une liste de lecture des vingt derniers articles et publications de blogs, personnalisée en fonction des sujets sur lesquels vous avez le plus tweeté ou publié. Elle vous permet de partager le contenu de vos canaux de médias sociaux et donc de gagner du temps sur les interactions et la recherche de contenu. Suggestions vous envoie également des notifications tout au long de la journée dès qu’un nouveau contenu est disponible.

Obtenez des recommandations pour du contenu personnalisé de haute qualité.

Ne perdez plus de temps à recherche du contenu

 Evernote-Card

Cinq documents Google sont ouverts dans votre navigateur en ce moment et aucun d’entre eux n’a de nom. Vous êtes au beau milieu d’une prise de note, mais vous avez du mal à garder les choses organisées. Les pages sont couvertes de liens et de captures d’écrans de tweets, mais le véritable contenu est à peine visible. Il est temps de laisser l’application Evernote s’en charger.

Evernote collecte vos notes, y compris les éléments écrits dans l’application et tout ce que vous pouvez exporter de celle-ci. Elle les organise ensuite de telle sorte que les parcourir et les utiliser sera facile. Votre expérience de prise de notes devient ainsi plus efficace du début à la fin.

Vous trouvez aujourd’hui une poignée de tweets que vous pourriez utiliser dans une étude de cas présentée un peu plus tard ce mois-ci. En utilisant l’application Evernote de Hootsuite, enregistrez ces conversations dans un classeur Evernote. Vous partagez également votre newsletter hebdomadaire sur les médias sociaux à l’aide de l’application (un truc appris de Steve Dotto).

 

Gagnez en efficacité en matière de prise de notes avec l’application Evernote

Commencez à prendre de meilleures notes

 IFTTT-Card

Vous passez de réunion en réunion, planifiez des stratégies de médias sociaux pour un projet, puis un autre, et n’avez simplement pas le temps de faire un brin de ménage dans vos médias sociaux. Il s’agit de choses basiques, qui tiennent plus de la méthodologie pour la plupart, mais qui prennent du temps que vous n’avez pas. C’est pendant des journées de ce genre que vous regardez le ciel et le remerciez pour l’existence d’IFTTT.

La beauté d’IFTTT (acronyme de « If This Then That », littéralement, « Si ceci, alors cela ») réside dans sa simplicité. Vous créez une recette dans laquelle « this » est le mot déclencheur qui mène à l’action « that ». Il est impossible de compte le nombre d’heures de travail qu’IFTTT vous fait gagner. L’application peut s’occuper d’actions comme : (pages en anglais)

 Zendesk-Card

En parcourant Hootsuite, vous voyez 10 questions au service client en l’espace de cinq minutes. Vous envoyez un e-mail à votre responsable du service client et… non ! On vous informe qu’il n’est pas à son bureau. C’est à vous de garder les clients heureux, alors vous appuyez deux fois sur l’icône de Zendesk.

Zendesk est un logiciel capable de vous aider à offrir un meilleur service client, que ce soit sur les canaux traditionnels ou sur les médias sociaux. À l’aide de l’application, vous pouvez créer, modifier et partager des tickets pour des problèmes nés sur les médias sociaux. Vous pouvez également identifier et rechercher des tickets, définir des niveaux de priorité et même créer des Twickets en transformant des tweets en tickets en un clic.

Vous dégainez des réponses aux 5 tickets les plus urgents et définissez les autres sur un degré de priorité moindre avant de les affecter au responsable du service client pour le lendemain matin.

Améliorez votre service client sur les médias sociaux grâce à l’application Zendesk

 3030-Card

C’est la fin de la journée et vous devez terminer vos tâches quotidienes avant de rentrer chez vous. Il s’agit de 12 tâches, chacune constituée de plusieurs étapes. Ces derniers jours, vous avez oublié de faire au moins une chose. C’est pourquoi ce soir vous utilisez l’application 30/30.

30/30 est une autre application de gestion de tâches, mais très différente de Trello. L’application est basée sur le concept selon lequel vous êtes au sommet de votre productivité lorsque vous travaillez sans être dérangé pendant 30 minutes, pour ensuite passer les 30 minutes suivantes sur autre chose. Sauf qu’avec l’application, vous pouvez affecter n’importe quelle durée à chaque tâche ; il s’agit d’être efficace et de s’assurer que les choses seront faites.

L’application 30/30 vous offre deux informations principales : ce que vous devriez être en train de faire et de combien de temps vous disposez pour le faire. Lorsque le temps est écoulé, l’écran change de couleur pour prendre celle associée à votre tâche suivante. La transition rapide d’une tâche à l’autre est ce qui rend l’application idéale pour les tâches de routine. Finie l’envie de remettre les choses à plus tard. Vous disposez désormais d’un outil clair pour que les choses soient faites.

Vous chargez l’application de tâches à réaliser en 30 minutes en fin de journée et vous n’avez plus qu’à respecter les délais imposés par 30/30. Profitez du reste de votre soirée.

 HopStop-Card

Vous souhaitez rentrer chez vous au plus tôt, car il vous reste un peu de travail à faire. Alors vous ouvrez votre application HopStop et prenez la mesure de la situation.

HopStop offre un calendrier et des informations sur les transports en commun, ainsi que d’autres directions et estimations possibles pour se rendre à tel ou tel endroit, et ce dans plus de 300 villes du monde. Ça ressemble beaucoup à Google Maps, n’est-ce pas ? Sauf que l’application fournit également des alertes en temps réel et des modifications de services programmées pour de nombreuses villes. Elle estime également le temps de trajet et le prix d’un taxi pour vous rendre à destination. Elle dispose d’une option très utile, appelée Nearby Station (station à proximité), qui vous évite de parcourir une carte à la recherche de l’accès au métro le plus proche de vous.

Ce jour-là, vous décidez que rentrer en taxi serait plus rapide. Vous consultez Hootsuite pendant le trajet et pouvez répondre aux messages de fin de journée qui le méritent.

 Dropbox-Card

Vous venez à peine de rentrer chez vous, mais vous aimeriez consulter et modifier le plan marketing des médias sociaux que vous présenterez à votre directeur demain matin. Vous avez laissé votre ordinateur portable au bureau, mais vous pouvez toujours accéder à vos fichiers grâce à Dropbox.

Cette application de stockage dans le cloud déjà bien connue permet aux utilisateurs de charger des fichiers texte, photo et vidéo dans des dossiers stockés dans le cloud pour y accéder ultérieurement, de n’importe où, même à partir d’un appareil mobile. Il n’est pas nécessaire de disposer d’une connexion Internet pour pouvoir marquer des fichiers comme favoris ou travailler dessus sur Dropbox.

Accédez à vos fichiers Dropbox dans Hootsuite à l’aide de l’application Social Files

Flipboard-Card

Il est temps de se détendre, mais le travail vous occupe encore l’esprit. Après une journée occupée, vous ne pouvez vous empêcher de penser que vous avez manqué quelques actualités dont il pourrait être judicieux de parler sur les médias sociaux ou sur votre blog. Vous prenez votre téléphone et ouvrez l’application Flipboard.

Flipboard collecte tout le contenu en ligne des sources que vous suivez, puis compile le meilleur dans un magazine en ligne, joliment conçu et optimisé pour les appareils mobiles. C’est l’outil idéal pour parcourir rapidement le contenu valable d’une journée et pour identifier les publications phares.

Assis sur le canapé de votre salon, avec The Walking Dead en fond, vous feuilletez un magazine et découvrez par hasard une histoire d’acquisition de Twitter qui pourrait intéresser vos lecteurs. Vous en prenez note dans Trello pour rédiger une publication de blog (« Ce que cette toute dernière acquisition de Twitter signifie pour les utilisateurs réguliers ») lorsque vous vous remettrez au travail demain.

Flipboard est l’une des sources de références les plus populaires du Web. Créez votre propre magazine Flipboard aujourd’hui dans votre tableau de bord Hootsuite.

 

Pocket-Card

Maintenant que vous avez parcouru les actualités que vous craigniez avoir manquées, vous pouvez gérer celles que vous savez avoir manquées. Un rapide coup d’œil à Twitter pendant la journée vous a rappelé que vous deviez lire six articles…oui, SIX articles. La probabilité que vous en terminiez ne serait-ce qu’un seul dans la journée était proche de zéro. Pourtant, pour rester au courant des tendances de votre secteur d’activité, vous devez lire l’actualité. C’est là que Pocket intervient.

Pocket est un outil leader dans le domaine du « à faire plus tard », qui vous rappelle le contenu important à ne pas manquer. L’application vous permet d’enregistrer du contenu à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Elle regroupe les sources importantes, qui resteront disponibles pour être consultées à un autre moment.

Il vous est désormais possible de feuilleter chacun de ces six articles, ainsi que de rédiger quelques notes Evernote. Les deux pourraient s’avérer précieux pour les abonnés de vos médias sociaux. N’ayez plus peur de perdre un article.

 

SmartBrief-Card

Même si vous travaillez dans les médias sociaux et les nouvelles technologies, vous consacrez beaucoup plus de temps à la lecture sur les médias sociaux qu’aux technologies (et vous vous battez toujours avec cet iPhone 6). Cela ne va pas changer, mais vous aimeriez être au courant des principales tendances en matière de technologie qui pourraient profiter à vos campagnes, sans avoir à lire des douzaines de blogs qui en parlent. C’est pour cette raison que vous êtes inscrit à SmartBrief.

SmartBrief fournit des mémos par e-mail sur des sujets variés et s’adresse aux paresseux ou aux débordés de travail qui sont parmi nous. L’application se charge de trier des milliers de sources et de choisir le meilleur contenu et le plus important avant de vous l’envoyer sous forme de mémo.

Par exemple le mémo sur les « Actualités et tendances technologiques : pourquoi elles comptent pour l’entreprise » auquel vous jeter un œil pour la première fois ce soir. Impressionnant.

 SleepBot-Card

C’est l’heure de se coucher. Il n’est que 23 h, mais vous comprenez l’importance d’une bonne nuit de 8 heures. Une bonne nuit de sommeil vous rend plus concentré au travail, meilleur en résolution de problèmes et plus créatif, entre autres avantages en matière de productivité. Pourtant, vous avez eu du mal à dormir ces derniers temps. C’est pour cette raison que vous avez téléchargé SleepBot.

L’application SleepBot est conçue pour suivre votre sommeil. Vous lancez l’application juste avant d’aller vous coucher et elle se charge de mettre votre téléphone sur silence et d’activer le mode avion pour que vous ne soyez pas dérangé. Elle suit également vos mouvements pendant la nuit et les bruits externes auxquels vous avez été exposé (il est temps de faire réparer ce robinet qui fuit). Lorsque votre alarme retentira demain matin, l’application enregistrera votre heure de réveil. Elle vous fournira ensuite des statistiques sur votre sommeil pour vous conseiller des habitudes plus saines.

Alors, prêt(e) à booster votre productivité?

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Lire l’article original en anglais écrit par Evan LePage sur le Blog US d’Hootsuite: 16 Apps for 16 Hours of Productivity

 

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