Strategia di marketing per eventi social: prima, durante e dopo

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May 26, 2016

Hai mai organizzato una festa, pubblicizzandola su Facebook? Ecco, quello è un esempio di marketing per eventi social! Ma puoi fare molto più che far cliccare ‘Partecipa’ ai tuoi amici: ormai i social network sono diventati parte integrante di ogni nostra esperienza e, nel marketing, ciò equivale a tante nuove opportunità per ottenere di più dal proprio evento, con la giusta strategia. Tutto ciò che ti serve sono un buon piano e gli strumenti giusti.

La cosa migliore della comunicazione sui social media è che la portata del tuo evento non ha nulla a che vedere con il successo che si può ottenere incorporando i social. Che tu stia organizzando un evento di networking tra professionisti del tuo settore o un festival musicale con migliaia di partecipanti, i social network possono aiutarti a diffondere il messaggio e a raggiungere meglio il tuo pubblico.

Per raggiungere i tuoi obiettivi devi aver pianificato una strategia prima, durante e dopo l’evento. Ecco come puoi sfruttare i vantaggi dei social media in ogni fase.

Come incorporare i social media nella strategia di marketing di un evento social…

Prima dell’evento

1. Pensa a un hashtag unico, breve e memorabile

Si tratta di un elemento fondamentale della tua strategia di marketing, perché ti permette di rintracciare in un attimo tutte le informazioni, interazioni sui social, promozioni e campagne pubblicitarie relative al tuo evento. In questo senso, vale la pena investire del tempo per trovare un hashtag davvero efficace. Se pensi di aver trovato l’hashtag giusto per il tuo evento, sottoponilo al seguente test:

È unico? Gli hashtag specifici di un evento hanno lo scopo di aiutare i partecipanti e i relatori a isolare le informazioni pertinenti. Sarebbe un peccato se andasse tutto perso nel marasma perché qualcun altro sta usando o ha usato lo stesso hashtag in passato.

È breve? L’hashtag dovrebbe essere utilizzabile altrettanto comodamente su tutti i social network su cui è presente il tuo marchio, perciò presta attenzione al limite di caratteri imposto da alcuni canali, come Twitter. Ad esempio, per la promozione del tuo evento, un tweet ben riuscito deve includere un link call-to-action e un’immagine, oltre al tuo hashtag. Riesci a far stare tutto in un tweet, lasciando anche lo spazio per la sigla “RT” che aggiungerà il tuo pubblico, restando coerente? Se non è così, dovresti pensare a un altro hashtag.

È semplice da scrivere e da ricordare? Prova a creare un gioco di parole associato al tuo evento o al tuo marchio, oppure inserisci un’allitterazione per far sì che sia più facile da ricordare. Attenzione a non esagerare, però: se una battuta ha molto successo tra i tuoi colleghi, non è detto che abbia lo stesso effetto su un pubblico globale come quello dei social, per cui rischi che il tuo hashtag perda efficacia. Inoltre, cerca di non inserire parole che possano essere facilmente confuse con altre, perché la cosa potrebbe ritorcersi contro di te, come dimostrato dai tweet utilizzati per promuovere il nuovo album di Susan Boyle qualche anno fa.

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Una volta trovato un hashtag che risponda a tutti i requisiti qui illustrati, inseriscilo in tutti i messaggi social dedicati, nei contenuti che verranno diffusi da blog e mezzi di comunicazione tradizionali, ed in tutto il materiale promozionale cartaceo (es. poster e volantini) utilizzato per pubblicizzare il tuo evento.

2. Stabilisci un programma di promozione tramite social network

Scegli i canali social da utilizzare per promuovere il tuo evento e assegna a ciascuno un diverso grado di importanza, per determinare quale verrà aggiornato prima e che tipo di informazioni trasmetterà. Per esempio, se i tuoi due canali di comunicazione principali sono Twitter e Facebook, puoi fare in modo che tutti i messaggi contenenti informazioni importanti (interventi di relatori, descrizioni dei workshop, località e orari) vengano pubblicati prima su questi social network e poi altrove. Per quanto riguarda i canali di comunicazione secondari come Instagram o Pinterest, il messaggio principale viene pubblicato in un secondo momento, ma nel frattempo puoi pubblicare un post più descrittivo (es. un video, una foto o un elenco). Inserisci un campo per ogni social network, facendo in modo di avere abbastanza spazio per pianificare che tipo di contenuti promuovere in ciascuno, e un elenco di obiettivi per monitorare i tuoi progressi.

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Su Facebook, imposta una pagina evento separata dedicata a tutte le informazioni pertinenti. Includi nel campo Descrizione tutti i link utili, introducendo l’hashtag ufficiale dell’evento. Pubblica le eventuali modifiche dell’ultimo minuto sul diario dell’evento per renderle note a tutte le persone invitate.

Su Twitter, prepara diversi modelli di tweet con la sede, l’orario, l’URL abbreviato tracciabile della pagina ufficiale dell’evento e l’hashtag ufficiale. Inoltre, rintraccia tutti i nomi utente di Twitter dei relatori o degli artisti di spicco e inseriscili nell’account Twitter del tuo marchio, dopo che questi hanno confermato la loro presenza.

Se usi Instagram, scatta e carica foto della location, dei relatori, dei volantini e di tutto ciò che può attirare l’attenzione dei tuoi follower, ma fai in modo che le informazioni trasmesse risultino chiare e che il senso della foto sia evidente. Non dimenticare di inserire l’hashtag dell’evento nella didascalia.

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Se usi Pinterest, crea Pinboard dedicate a diversi aspetti del tuo evento, quali workshop, relatori o artisti presenti, oltre a tutti gli aspetti organizzativi a cui desideri dare risalto (es. la location, il design dei volantini, i gadget o eventuali interessi comuni a tutti i partecipanti). Dal momento che Pinterest è un social network che sfrutta molto l’aspetto visivo, aggiungi più elementi possibile in quel senso, come video, foto e infografiche. Correda i tuoi Pin di parole chiave, per fare in modo che le tue Pinboard siano più facili da rintracciare e rendere il tuo evento più popolare.

3. Sottolinea la presenza di ospiti d’onore

Fai parlare del tuo evento puntando sulla tua più grande risorsa: gli ospiti. Una volta che i relatori o gli artisti invitati avranno confermato la loro presenza, prenditi un po’ di tempo per individuare i loro account social (es. pagina Facebook o profilo Twitter ufficiali) e condividerne i post, in modo che chi partecipa al tuo evento veda che talenti sei in grado di attirare. Condividi le loro opere o pubblicazioni, che siano post di un blog o remix di un DJ, spiegando perché pensi che siano gli ospiti ideali per il tuo evento e perché i tuoi follower non devono assolutamente perderseli. Non dimenticare di includere nel messaggio l’hashtag ufficiale dell’evento e magari anche un invito a compiere un’azione specifica (es. registrarsi all’evento o acquistare i biglietti), ma solo se riesci a farlo con stile: l’intento principale del tuo messaggio è comunque quello di pubblicizzare la presenza degli ospiti, mentre la promozione deve rimanere in secondo piano.

4. Promuovi offline i contenuti dei social media

Se la tua strategia di marketing prevede l’uso dei social media, potresti anche non aver più bisogno della carta stampata. Tuttavia, se la tua attività si rivolge a un pubblico che potrebbe non conoscere tutti i canali social utilizzati dal tuo marchio, ecco qualche suggerimento per utilizzare in modo ‘social’ anche il materiale promozionale più tradizionale: inserisci l’hashtag ufficiale dell’evento e i link ai tuoi principali canali social nei poster, nei volantini e negli inviti che utilizzi per promuovere l’evento. Se utilizzi biglietti cartacei e hai dello spazio in più a disposizione, usalo per inserire l’hashtag in modo che risulti bene in evidenza.

5. Programma i tweet per il giorno dell’evento

Scrivi dei tweet che fungano da promemoria ai tuoi utenti, con tutte le informazioni che servono per partecipare all’evento: orario, luogo, URL a un sito contenente maggiori informazioni e qualsiasi altra informazione rilevante che non cambierà fino alla data dell’evento. Pianifica i tweet in modo che vengano pubblicati a intervalli regolari sia prima sia nel corso dell’evento, in modo da essere raggiungibile anche da chi dovesse decidere di partecipare all’ultimo momento.

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6. Usa pubblicità mirate

Se stai organizzando un evento in una nuova location e vuoi essere sicuro che il messaggio arrivi al pubblico che ti interessa, valuta la possibilità di investire nelle pubblicità mirate di Facebook. Volendo, puoi inserire i dettagli del tuo evento in post già pubblicati sulla pagina della tua attività e fare in modo che appaiano sulle bacheche di tutti gli utenti presenti in una determinata area geografica.

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Ad esempio, se stai organizzando un evento a Bologna, puoi scegliere di promuovere un tuo post tra tutti gli utenti in Italia, oppure solo quelli dell’Emilia Romagna, o ancora limitarti a quelli residenti nella città. Il costo dipende dalla portata del pubblico da raggiungere, ma è comunque inferiore a quello della pubblicità cartacea.

7. Regala biglietti omaggio mediante campagne sui social media

Hai pubblicato messaggi multimediali all’apparenza perfetti su tutti i social per pubblicizzare il tuo evento, ma non stai ottenendo i risultati sperati? Se sai che il tuo pubblico potrebbe davvero essere interessato all’evento, ma vedi che i follower non rispondono ai tuoi tweet, potrebbe essere ora di proporre qualcosa di un po’ diverso, come offrire dei biglietti omaggio.

Se non hai mai organizzato una campagna social e non sai da dove cominciare, puoi prendere esempio da attività di successo simili alla tua. Includi l’hashtag o il nome Twitter del tuo marchio tra i requisiti per richiedere il biglietto omaggio: in questo modo acquisterai popolarità tra chi segue i concorsi sui social media e potrai tenere sotto controllo le domande. Certo, offrire degli omaggi ti costerà l’equivalente di un paio di biglietti, ma i vantaggi che otterrai dal punto di vista promozionale ti ripagheranno ampiamente.

Durante l’evento

1. Controlla l’attività dei partecipanti e interagisci con loro sui social

Dal momento che hai deciso di rendere i social media parte integrante della tua strategia di marketing, devi essere disposto a mantenere elevato il livello di engagement per tutta la durata dell’evento, in modo da soddisfare le aspettative dei partecipanti. Una piattaforma di gestione dei social network in grado di gestire più canali allo stesso tempo, come Hootsuite, è un utile strumento per assicurarti di non perdere neanche un messaggio. Puoi individuare tutte le interazioni social con la tua attività utilizzando colonne di ricerca con l’hashtag ufficiale o il nome Twitter del tuo brand, oltre a colonne relative a parole chiavi importanti o con gli errori di ortografia più comuni legati al tuo hashtag.

Ora che sai come farlo, passiamo a che cosa fare, ovvero su quale tipo di messaggi devi concentrarti mentre segui le interazioni dei partecipanti.

Rispondi a tutte le domande sull’evento. Le puoi trovare più facilmente se crei in Hootsuite uno stream con una ricerca che rileva tutte le interazioni contenenti un punto di domanda, o “?”, insieme alla parola chiave scelta.

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Condividi i messaggi social più interessanti: seleziona le foto e i video più rilevanti pubblicati da chi ha partecipato al tuo evento e condividili sui tuoi canali.

Rispondi a tutte le lamentele sull’evento. Se si tratta di una cosa che deve essere risolta di persona, tieni pronto del personale di assistenza in loco. Ringrazia la persona che ti ha fatto notare il problema e fagli sapere che l’assistenza è già al lavoro. Se il messaggio contiene più un suggerimento sui punti suscettibili di miglioramento in futuro, senza che sia possibile agire sull’evento in corso, riconosci il messaggio di quella persona e ringrazialo di averti contattato. Assicurati di prendere nota di tutti i suggerimenti o lamentele riguardanti l’evento in un documento a parte, che servirà per la valutazione che eseguirai in seguito.

2. Organizza campagne promozionali in loco

Per incoraggiare i partecipanti a condividere la loro esperienza sui social, organizza una campagna promozionale all’interno dell’evento, offrendo premi a chi usa l’hashtag ufficiale nel proprio messaggio. Puoi anche far diventare la condivisione un gioco, organizzando una caccia al tesoro o una postazione fotografica di fronte a un poster dell’evento e offrendo la possibilità di vincere un premio a chi fa una foto e la tagga con l’hashtag ufficiale. Le campagne in loco sono un ottimo modo per divertire e intrattenere chi partecipa, e aiutano ad aumentare la visibilità del tuo evento su tutti i social media.

3. Inserisci una postazione per la messaggistica social nella location

Un altro modo per incoraggiare i partecipanti a partecipare alle interazioni sui social è rendere tale interazione pubblica. Se pensi che non potrebbe essere più pubblica di così, con i messaggi visualizzabili su tutti i social network, considera che non tutti coloro che partecipano potrebbero tenere in considerazione l’aspetto social dell’evento. Una possibilità è quella di impostare un hub virtuale, uno schermo o un monitor in cui appaiono tutti i messaggi social con l’hashtag ufficiale dell’evento. Per visualizzare tutte le interazioni in tempo reale, puoi utilizzare strumenti gratuiti come Hootfeed. Questo tipo di soluzione è vantaggioso sia per i partecipanti, che possono vedere i commenti altrui sul tuo evento, sia per gli organizzatori, che possono utilizzare Hootfeed come un ulteriore strumento di monitoraggio dei social in loco.

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Al termine dell’evento

1. Costruisci una storia tramite i social media

Un altro modo per spingere i partecipanti all’evento a parlarne sui social è farlo diventare una storia. Certo, puoi dire ai follower di Twitter o sul blog che l’evento è stato un successo, ma non sarebbe meglio lasciar trasparire questa impressione dalle parole, le immagini e i video di chi ha partecipato? Costruisci una storia utilizzando i tweet e le foto Instagram dei partecipanti all’evento e organizzandoli in un racconto Storify. Puoi scegliere di impostare la tua storia in ordine cronologico, oppure mettere in evidenza i momenti più popolari dell’evento.

2. Chiedi ai partecipanti di valutare l’esecuzione

Se stai pianificando l’organizzazione di eventi simili in futuro, è importante ottenere riscontri su quello che ha funzionato bene e quello che si può migliorare. Il personale addetto al monitoraggio dell’evento probabilmente ha già registrato alcuni commenti a cui hanno risposto nel corso dell’evento. È importante raggiungere coloro i quali non hanno espresso opinioni durante l’evento o che hanno pensato di dire qualcosa dopo l’evento.

Chiedi a chi ha partecipato di dare la sua opinione, organizzando un mini-sondaggio al termine dell’evento. Come incoraggiamento, puoi organizzare un sorteggio tra chi risponde al sondaggio, regalando la partecipazione gratuita al prossimo evento.

3. Analizza la tua performance sui social media

Infine, dal momento che i social media hanno avuto un ruolo tanto importante nella strategia di marketing dell’evento, devi verificare la loro efficacia. Dai un’occhiata al piano che avevi stabilito per la promozione dell’evento sui vari social network e verifica se ognuno ha raggiunto l’obiettivo che ti eri prefissato. Twitter ti ha aiutato ad aumentare la visibilità del tuo evento? Facebook ti ha permesso di raggiungere il pubblico che volevi? Ciascun social network ha uno specifico strumento analitico che ti consente di ricavare i dati necessari a verificare il contributo dato alla promozione dell’evento. Se non sai bene da dove cominciare, non c’è problema: ecco alcune risorse per comprendere meglio le statistiche relative ai social media e per capire come misurare il successo delle campagne social.

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