Case study: La Protezione Civile di Calderara di Reno & Hootsuite

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I social media sono diventati un mezzo molto efficace per diffondere informazioni proprio per la loro immediatezza e popolarità. Da tempo la Protezione Civile Nazionale ha un tavolo aperto per definire delle linee guida e da più parti arrivano richieste di considerare questi strumenti soprattutto per la prevenzione (come ha indicato l’ONU in occasione della Terza Conferenza mondiale sulla riduzione del rischio di catastrofi).

I volontari della Protezione Civile di Calderara di Reno (Bo) da aprile 2015 utilizzano anche i social media per comunicare allerte meteo, informazioni utili nei casi di emergenza e per rendere le persone più consapevoli verso le possibili situazioni di rischio, cercando di diffondere il più possibile l’importanza di prepararsi in anticipo per eventi potenzialmente pericolosi.

Proprio per la grande visibilità che offrono, la gestione dei canali social comporta anche una grande responsabilità. Durante le emergenze le informazioni devono essere corrette, verificate, puntuali, chiare. È quindi indispensabile che ci sia una grande preparazione e organizzazione definita in anticipo e nei minimi dettagli, invece di improvvisare le cose all’ultimo momento.

È per questo che la Protezione Civile di Calderara ha stabilito, grazie ad uno studio approfondito di esperienze nazionali e internazionali, specifiche linee guida che comprendono la Policy di utilizzo per Operatori Interni, la Policy di Moderazione e Rapporti con gli Utenti, la Grammatica e le Modalità di Pubblicazione, definendo delle check list e delle tipologie di messaggi da utilizzare durante le emergenze.

Per gestire i diversi canali la Protezione Civile ha creato un piccolo team e si è dotata di Hootsuite per gestirli in modo coordinato.

Ecco come la Protezione Civile di Calderara di Reno usa Hootsuite nelle diverse fasi:

#1 – Gestione

La Protezione Civile di Calderara è presente al momento su Facebook, Twitter e Instagram.

Grazie ad Hootsuite, in un’unica schermata e con un unico accesso, ha la possibilità di visualizzare le pagine dei diversi canali, programmare i post/tweet delle campagne di prevenzione (potendoli poi visualizzare, ritardare e cancellare). I post/tweet possono essere anche preparati in anticipo e salvati come bozze in modo che siano disponibili al momento opportuno (ad esempio quando è prevista neve per ricordare le precauzioni da prendere).

Protezione Civile di Calderara di Reno Hootsuite 2

 

Protezione Civile di Calderara di Reno Hootsuite 1

 

#2 – Monitoraggio

Un aspetto molto importante nella gestione delle emergenze sui social è la fase di monitoraggio. È infatti importante sia monitorare le fonti di informazioni ufficiali sia controllare che non si diffondano false informazioni.

È per questo che è utile usare le ricerche di Hootsuite che permettono di monitorare menzioni  su Twitter ma anche hashtag definiti e determinate parole chiave. Hootsuite inoltre permette di filtrare queste informazioni per lingua e area geografica potendo così concentrare l’attenzione solo sui messaggi effettivamente rilevanti.

Sempre attraverso la piattaforma di Hootsuite è possibile monitorare quello che avviene su tutto il web, attraverso il lettore RSS interno Hootsuite Syndicator, impostando quindi i siti da cui raccogliere informazioni e utilizzando servizi gratuiti come Talkwalker che permettono di rilevare in automatico nuovi articoli/pagine web che contengono determinanti parole chiave.

Protezione Civile di Calderara di Reno Hootsuite 3

 

Protezione Civile di Calderara di Reno Hootsuite 5

 

Protezione Civile di Calderara di Reno Hootsuite 4

 

Hootsuite quindi facilita l’utilizzo dei diversi canali social, permette  un controllo completo, e crea un vero e proprio pannello di gestione accessibile completamente anche in mobilità con l’apposita app.

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