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6 kampferprobte Tipps gegen Email-Overload

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September 7, 2015

Dieser Post wurde von Hootsuite CEO Ryan Holmes zuerst auf dem LinkedIn Influencer Blog veröffentlicht. Folgen Sie Ryan auf LinkedIn.

Fakt ist: Email-Overload macht uns langsamer, weniger produktiv und sogar dümmer.

Ein durchschnittlicher Angestellter checkt heute 36 mal in der Stunde sein E-Mail-Postfach und verbringt ganze 13 Stunden in der Woche mit dem Lesen, Löschen, Senden und Sortieren von Mails. Jedes Mal, wenn uns eine E-Mail ablenkt, brauchen wir durchschnittlich 16 Minuten (ja: eine gute Viertelstunde!), um uns wieder auf unsere aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Es kommt aber noch schlimmer: der IQ sinkt durch ständiges E-Mail-Checken um 10 Punkte, ein Effekt, der so bei einer schlaflosen Nacht gemessen wird.

Unsere E-Mail-Inbox, früher einmal die private Ablage für wichtige Botschaften, ist zu einem offenen Lager für alles und jedes geworden. Das Meiste ist nicht viel mehr als besserer Spam; nur wenige Mails sind tatsächlich zeit-sensitiv, erfordern Handlungen oder sind es überhaupt wert, geöffnet zu werden. Anhänger der Zero-Inbox-Philosophie” bestehen darauf, am besten alles systematisch zu filtern, auf jede Mail irgendwie zu reagieren und die Mailbox täglich aufzuräumen. Ich denke, es gibt bessere Alternativen, um Email-Overload zu bewältigen.

Als Chef einer globalen Social Media-Firma mit über 600 Mitarbeitern erhalte ich hunderte von E-Mails am Tag (manchmal sogar tausende). Einige sind wichtig, die meisten nicht. Um vom E-Mail-Hamsterrad abzuspringen, ist es notwendig, schnell herauszufinden, welche Mails Aufmerksamkeit erfordern und diese so effizient wie möglich zu beantworten. Sehr oft geht das wesentlich besser per Telefon oder über die neuen Social Media-Kanäle.

Hier kommen sechs Techniken, mit denen ich mein ständig überfülltes Postfach trotzdem im Griff habe:

1. Specken Sie die Anzahl der E-Mails in der Ansicht mit einem Tool wie SaneBox ab

SaneBox nutzt einen besonderen Algorithmus, um alle eingehenden Mails durchzusortieren. Botschaften, die als nicht vorrangig betrachtet werden, kommen automatisch in einen gekennzeichneten @SaneLater-Folder (den Sie checken können, wenn Sie Zeit haben). SaneBox funktioniert bei allen großen E-Mail-Providern wie Gmail, Outlook oder Yahoo, ist nicht teuer und einfach anzuwenden. Mir spart es sehr viel Zeit und stellt dabei sicher, dass meine wichtigsten Mails in der täglichen Flut nicht untergehen.

sane box

2. E-Mails nach der 3-Sätze-Philosophie schreiben

Seit einigen Jahren lautet meine persönliche Signatur wie folgt: „Sorry für die kurze Antwort. Ich würde gerne ausführlicher antworten, das ist aufgrund meines täglichen E-Mail-Volumens aber leider nicht möglich.“ Ich schicke stets einen Link zu http://three.sentenc.es/ mit, auf dieser Site wird meine E-Mail-Philosophie detaillierter erläutert: Einfach jede Mail wie eine SMS behandeln, das funktioniert für mich extrem gut. Ich habe mich trainiert, Überflüssiges zu vermeiden und gehe in jeder E-Mail nur auf die wesentlichen Punkte ein. Und wenn ich wirklich einmal mehr zu sagen habe, greife ich zum Telefon oder unterhalte mich persönlich mit der/dem Betreffende/n.

ryan holmes

3. Die Rapportive App verrät Ihnen blitzschnell mehr über die Personen, die Sie per E-Mail kontaktieren

Kostenlos Zeit sparen? Dafür gibt es Rapportive. Die Extension von Gmail zeigt Ihnen automatisch das LinkedIn-Foto, Profil und gemeinsame Kontakte von praktisch jedem, den Sie anmailen (vorausgesetzt, die Person hat einen LinkedIn-Account). Beginnen Sie Ihre Mail und tippen Sie dann die E-Mail-Adresse ein – die relevanten Informationen erscheinen rechts in einer Leiste. Wenn Sie sehr viele E-Mails sehr schnell beantworten müssen und etliche der Adressaten nicht besonders gut kennen, ist es nützlich, deren Background sofort auf dem Schirm zu haben.

Hootsuite dashboard

4. Verwenden Sie vorgefertigte Antworten für häufig wiederkehrende E-Mail-Texte

Sie tippen sich einen E-Mail-Wolf durch ständige Wiederholung derselben Texte? Canned Responses, eines der experimentellen „Lab“-Features von Gmail, bietet die perfekte Lösung. Es erlaubt die Erstellung einer Message-Bibliothek, auf die Sie während des E-Mail-Schreibens mit nur zwei Klicks zugreifen können. Gmail packt die gewünschte Botschaft sofort in Ihre Antwort-Mail. Sie müssen nur noch auf „Senden“ drücken.

email gmail

5. Nervige Gruppen-E-Mail-Threads mit dem Mute Button ignorieren

Erstaunlich wenige Leute kennen den Ignorieren-Button von Gmail. Er sorgt auf geradezu magische Weise dafür, dass die berüchtigten, weil ewig langen, E-Mail-Konversationen, an denen sich zu viele Kollegen beteiligen, einfach verschwinden. Stoppen Sie die nächste Gruppen-E-Mail in Ihrem Postfach: Einfach die betreffende Konversation auswählen, auf die Schaltfläche „Mehr“ oberhalb der Nachrichten klicken und dort „Ignorieren“ auswählen. Alle weiteren Antworten zu dieser Konversation überspringen Ihr Postfach und werden zum späteren Lesen (oder ganz ignorieren) archiviert.

email options

6. Nutzen Sie Social Media für Gruppenkonversationen

Die oben genannten, anstrengenden Endloskonversationen mal beiseite genommen: Das Medium E-Mail war nie als Instrument zur Zusammenarbeit gedacht und ist dafür denkbar ungeeignet. Wer einmal versucht hat, per E-Mail ein Gruppenmeeting zu organisieren, weiß das. Eine Mail nach der anderen poppt auf und man muss ständig alle durchscrollen, um bei der Konversation auf dem Laufenden zu bleiben. Tools wie Yammer, die Gruppenkonversationen im Facebook-Stil ermöglichen, schaffen Abhilfe. Damit können auch viele Mitarbeiter in Echtzeit posten, antworten und an einer einzigen Stelle sehen, was andere schreiben. Unglaublich zeitsparend mit dem Extravorteil, dass diese zentralen Threads zur weiteren Verwendung auch öffentlich durchsuchbar gemacht werden können.

Immer mehr Menschen  wollen die E-Mail am liebsten ganz aufs Altenteil schicken, aber noch ist sie ein fester Bestandteil unseres Berufslebens und wir müssen mit ihr leben. Die Lösung: Sorgen Sie dafür, dass E-Mails für Sie arbeiten und nicht umgekehrt. Die oben genannten Taktiken sollten Ihnen dabei helfen, weniger Zeit mit dem Lesen und Beantworten der elektronischen Post zu verschwenden. Falls gar nichts fruchtet: Es gibt natürlich auch radikale Methoden. Ab und zu das Mailprogramm ganz abschalten – und sei es nur für eine halbe Stunde – kann Ihre Produktivität enorm steigern – und dabei auch etwas für Ihr Seelenheil tun.

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