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Social Media Event Marketing-Strategie: Davor, dabei, danach

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Schon mal eine Party auf Facebook angekündigt? Wer die sozialen Networks für Veranstaltungen nutzt, betreibt Social Media Event Marketing. Soziale Medien können aber deutlich mehr für Ihr Event leisten, als nur einen sozialen Anmelde-Button bereitzustellen. Ziehen Sie deshalb alle Register: Heute werden Veranstalter auch nach ihrer Performance in den sozialen Kanälen bewertet. Nutzen Sie die neuen Möglichkeiten und optimieren Sie Ihre Event-Strategie. Sie brauchen dafür erstens einen Plan und zweitens die richtigen Werkzeuge.

Der Erfolg eines Event in den sozialen Netzwerken hat nichts mit seiner Größe zu tun. Ob Sie nun einen Networking-Event mit mehreren Hundert Fachleuten organisieren oder ein Musik-Festival mit Tausenden von Teilnehmern: Social Media hilft Ihnen bei der Verbreitung von Informationen und bei der Vernetzung mit potenziell Interessenten und Teilnehmern.

Verordnen Sie sich zuerst eine Event Marketing-Strategie. Stecken Sie Ihre Ziele fest und planen Sie Ihren Event durch alle Phasen: vor, während und nach der Veranstaltung. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie Sie die Vorteile von Social Media für Ihre Veranstaltungen nutzen können.

Wie Sie Social Media in Ihre Event Marketing-Strategie einbinden

Vor der Veranstaltung

  1.  Wählen Sie einen unverwechselbaren, kurzen und einprägsamen Hashtag

Als ein Kernelement Ihrer Social Media Event Marketing-Strategie hilft Ihnen ein gebrandeter Hashtag dabei, alle wichtigen Infos, Social Media-Interaktionen, Promotions und Kampagnen zu verfolgen. Nehmen Sie sich die Zeit, einen Hashtag zu ermitteln, der unverwechselbar ist. Sie haben einen gefunden? Dann testen Sie ihn:

  • Ist er unverwechselbar? Ein spezieller Event-Hashtag – mit dem Markennamen versehen – vereinfacht es den Teilnehmern, Ihre Veranstaltungsinformationen zu finden. Es wäre doch schade, wenn diese verwässert werden, weil andere gerade den gleichen Hashtag nutzen oder in der Vergangenheit verwendet haben.
  • Ist er kurz? Ihr Hashtag muss in allen Social  Networks funktionieren. Denken Sie an die Begrenzung auf 140 Zeichen bei Twitter. Ein erfolgreicher Tweet für Ihre Veranstaltung sollte einen Call-to-Action-Link, ein Foto und Ihren Hashtag beinhalten. Haben Sie noch genügend Zeichen übrig, damit Follower re-tweeten können und der Tweet dabei sinnvoll bleibt? Falls nicht, sollten Sie an der Länge Ihres Hashtags feilen.
  • Ist er einfach zu merken? Vielleicht können Sie ja ein Wortspiel im Zusammenhang mit Ihrer Marke oder der Veranstaltung nutzen. Oder Sie verwenden eine Alliteration, mit der man sich den Hashtag gut merken kann. Davon abgesehen sollte der Hashtag aber nicht zu speziell sein. Verzichten Sie besser auf Insider-Gags, die zwar Ihre Kollegen amüsieren, Ihre Social Media-Nutzer aber nicht verstehen. Eine geringe Verbreitung wäre die Folge. Vermeiden Sie Hashtags, die zu Schreibfehlern “einladen” oder gar komplett falsch verstanden werden. Auch die beste Absicht kann scheitern, wie vor ein paar Jahren die per Twitter promotete Vorstellung des neuen Albums von Susan Boyle zeigte.

 

Haben Sie einen Hashtag gefunden, der diesen Kriterien entspricht, dann fügen Sie ihn überall dort ein, wo Informationen über Ihre Veranstaltung verbreitet werden; das gilt für alle Inhalte, die in den Social Networks, auf Blogs, Ihrer Website oder in traditionellen Medien, aber auch in Werbematerialien wie Plakaten oder Flyern kommuniziert werden.

  1.  Erstellen Sie einen Social Media Promotion-Plan

Entscheiden Sie, in welchen Social Media-Kanälen Sie Ihre Veranstaltung promoten möchten. Sortieren Sie diese nach Relevanz. Damit legen Sie fest, wo eine Information als erstes aktualisiert werden muss und welche Art Information in welchem Kanal veröffentlicht wird. Ihre wichtigsten Kanäle sind Twitter und Facebook? Versorgen Sie diese Networks als erstes mit relevanten Informationen: Sprecher, Workshop-Inhalte, Veranstaltungsdetails wie Ort, Zeit und Programm. Bestücken Sie nachrangige Kanäle – z.B. Instagram oder Pinterest – im Anschluß, zum Beispiel mit Videos, Fotos oder einer Checkliste für die Teilnehmer. Nehmen Sie sich die Zeit und planen Sie, welche Inhalte Sie in welchen Kanal stellen möchten. Führen Sie eine Checkliste, um den Fortschritt auf jedem einzelnen Kanal zu überprüfen.

Auf Facebook sollten Sie eine eigene Event-Seite anlegen, die alle wichtigen Informationen enthält. Nutzen Sie das Beschreibungsfeld, um alle wichtigen Links einzufügen. Verwenden Sie auch hier den offiziellen Event-Hashtag. Veröffentlichen Sie alle kurzfristigen Änderungen, damit Ihre Gäste auf dem Laufenden bleiben.

Auf Twitter legen Sie unterschiedliche Tweet-Vorlagen mit Veranstaltungsort, Zeit, einer Kurz-URL der Event-Site und Ihrem offiziellen Hashtag an. Identifizieren Sie die Twitter-Namen Ihrer bestätigten Redner und gebuchten Künstler und sprechen Sie diese über deren Twitter-Account an.

Auf Instagram stellen Sie Fotos vom Veranstaltungsort, den Sprechern, aber auch andere visuell ansprechende Informationen wie beispielsweise bebilderte Flyer. Sorgen Sie mit klaren Informationen dafür, dass Instagram-Nutzer sofort verstehen, was Ihre Fotos bedeuten und wie diese mit der bevorstehenden Veranstaltung in Zusammenhang stehen. In der Bildunterschrift nutzen Sie den offiziellen Hashtag.

Auf Pinterest können Sie unterschiedliche Pinboards mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung erstellen, z.B. Gastredner oder Künstler, Veranstaltungsort, Flyer, Fanartikel oder andere Dinge, die für die Teilnehmer interessant sein könnten. Pinterest ist ein visuelles Netzwerk. Stellen Sie deshalb so viele visuelle Elemente ein, wie Sie können: Fotos, Videos oder Infografiken. Nutzen Sie bei den Pin-Beschreibungen Ihre Keywords, damit Sie besser gefunden werden und mehr Aufmerksamkeit für Ihren Event erhalten.

  1. Stellen Sie Ihre Ehrengäste vor

Sie erwarten prominente Gäste? Dann trommeln Sie in den sozialen Networks! Sobald Ihre Top-Redner oder Künstler zugesagt haben, recherchieren und teilen Sie deren Social Media-Accounts. Verweisen Sie auf offizielle Facebook-Seiten und Twitter-Accounts Ihrer Promis, das steigert die Spannung bei allen Event-Teilnehmern. Teilen Sie Highlights: den brandneuen Blogpost des Top-Acts oder den heißen Remix Ihres Szene-DJs. Machen Sie klar, warum man Ihre Top-Gäste nicht verpassen darf. Nutzen Sie auch hier stets den offiziellen Event-Hashtag. Binden Sie einen Call-to-Action ein, beispielsweise „Jetzt registrieren“ oder „hier Ticket bestellen“, aber dezent, denn hier stehen Ihre Promis im Vordergrund.

  1. Verbreiten Sie den Social Media-Content auch offline

Sie haben die sozialen Medien nahtlos in Ihre Event Marketing-Strategie integriert? Dann brauchen Sie wahrscheinlich gar keine gedruckten Informationen mehr. Manche Unternehmen haben allerdings auch Zielgruppen, die – weil nicht in allen sozialen Kanälen unterwegs – eine traditionelle Ansprache brauchen. Drucken Sie den offiziellen Event-Hashtag und Ihre wichtigsten Social Media-Kanäle deshalb auch auf alle Plakate, Einladungen oder Flyern. Platzieren Sie den Event-Hashtag gut sichtbar auch auf gedruckten Eintrittskarten.

  1. Planen Sie Tweets für den Tag der Veranstaltung

Erstellen Sie bereits im Vorfeld Erinnerungs-Tweets mit allen wichtigen Informationen für die Veranstaltungsteilnehmer: Zeit und Ort der Veranstaltung, eine URL zur Website und alle weiteren Informationen, die sich nicht verändern und von Interesse sein können. Planen Sie Tweets, die in sinnvollen Zeitabständen direkt vor der Veranstaltung gepostet werden und ein paar zusätzliche Tweets während der Veranstaltung für alle, die sich erst in letzter Minute entscheiden.

  1. Nutzen Sie Targeted Ads

Wenn Sie eine Veranstaltung in einer neuen Location organisieren und Sie sicher gehen wollen, dass Sie Ihre Zielgruppe erreichen, ist es eventuell sinnvoll, in zielgruppengerechte Facebook-Anzeigen zu investieren. Sie können damit einen bestehenden Post von der Fanpage Ihrer Marke mit den Veranstaltungsdetails hervorheben und innerhalb der geografischen Umgebung Ihrer Zielgruppe verbreiten.

Wenn Sie also eine Veranstaltung in München organisieren, erhalten die Münchner oder die in der näheren Umgebung lebenden Facebook-Nutzer diesen Post. Die Kosten hängen von der Größe Ihrer Zielgruppe in dieser Umgebung ab. In jedem Fall bieten Facebook-Anzeigen eine kostengünstigere Lösung als Print-Anzeigen.

  1. Social Media-Kampagnen für kostenlose Eintrittskarten

Die perfekte multimediale Kampagne zur Bekanntmachung Ihres Events in den Social Media-Kanälen steht. Leider läuft der Ticket-Verkauf noch schleppend. Sie wissen, dass Ihre Veranstaltung zur Zielgruppe passt, aber sie scheint nicht auf die einfachen Ankündigungs-Tweets zu reagieren. Nun müssen Sie aktiv werden und den Verkauf ankurbeln. Verschenken Sie Eintrittskarten!

Für alle, die noch nie eine Social Media-Kampagne geplant haben und nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, haben wir auf unserem globalem Blog ein paar kreative Ideen von erfolgreichen Marken gesammelt. Wenn Sie kostenlose Tickets verteilen, geben Sie in den sozialen Networks bekannt, dass diese Karten nur an die User verschenkt werden, die sich mit Nennung des Event-Hashtags oder des offiziellen Twitter-Account Ihrer Marke bewerben. So wird Ihr Markenname wahrgenommen und Sie behalten potenzielle Teilnehmer im Auge. Kalkulieren Sie die Kosten für ein paar Freikarten ein, der Werbeeffekt ist unbezahlbar.

Während der Veranstaltung

  1. Beobachten Sie die Teilnehmer auch in den Social Media-Kanälen und wecken Sie ihre Aufmerksamkeit

Sie haben Social Media fest in Ihre Event Marketing-Strategie integriert. Vernachlässigen Sie die Social Networks auch während der Veranstaltung nicht und achten Sie auf konsistente Qualität, damit Sie die Erwartungen der Teilnehmer nicht enttäuschen. Eine Social Relationship Plattform wie Hootsuite hilft Ihnen dabei, mehrere Social Media-Netzwerke gleichzeitig zu beobachten und keine einzige Nachricht zu übersehen.

Verfolgen Sie Interaktionen mit Ihrer Marke über Ihren offiziellen Hashtag und den Unternehmens-Account und richten Sie weitere Such-Streams ein, zum Beispiel für wichtige Keywords oder übliche Hashtag-Schreibfehler, die Ihnen während der Event-Promotion-Phase aufgefallen sind.

Wie Sie einen Event in den sozialen Netzwerken managen, wissen Sie jetzt. Reden wir nun über die Inhalte. Auf welche Botschaften der Event-Teilnehmer sollen Sie sich besonders konzentrieren?

Antworten Sie auf jede Frage während der Veranstaltung. Das fällt Ihnen wahrscheinlich leichter, wenn Sie einen speziellen Stream auf Hootsuite einrichten, der jede Interaktion mit einem Fragezeichen anzeigt („?“), oder wenn Sie spezielle Keywords verwenden.

Teilen Sie interessante Nachrichten. Wählen Sie die aussagekräftigsten Fotos und Videos der Teilnehmer aus und posten Sie diese in Ihren Kanälen.

Gehen Sie auf jede Beschwerde während der Veranstaltung ein. Gibt es ein Problem, das persönlich gelöst werden muss? Sorgen Sie für ein Support-Team am Veranstaltungsort, das sofort eingreifen kann. Danken Sie der Person, die Sie auf das Problem aufmerksam gemacht hat und informieren Sie darüber, dass Hilfestellung geleistet wird. Hat jemand einen Verbesserungsvorschlag, den Sie bei diesem Event nicht mehr realisieren können? Bedanken Sie sich für den Hinweis. Sammeln Sie alle Vorschläge oder Beschwerden während der Veranstaltung in einem eigenen Dokument. Dies hilft Ihnen bei der Bewertung nach der Veranstaltung.

  1.  Organisieren Sie Werbekampagnen vor Ort  

Laden Sie die Teilnehmer ein, Ihre Erfahrungen auf der Veranstaltung in den Social Media-Kanälen zu teilen. Wie wäre es mit einer Promotion-Kampagne vor Ort? Belohnen alle, die ihre Posts mit dem offiziellen Event-Hashtag teilen. Oder stellen Sie einen Fotoautomaten vor einem großen Veranstaltungsplakat auf. Teilnehmer, die ihr Foto mit anderen teilen und den offiziellen Hashtag nutzen, können einen Preis gewinnen. Kampagnen vor Ort bieten sich an, um Ihre Gäste zu unterhalten und erhöhen zudem die Sichtbarkeit Ihrer Marke und Ihrer Veranstaltung in den Social Networks.

  1.  Blenden Sie Social Media-Nachrichten während der Veranstaltung ein

Ist die Interaktion Ihrer Gäste öffentlich sichtbar, steigt der Reiz mitzumachen. Sie vermuten, dass mehr Aufmerksamkeit kaum möglich ist, weil bereits alle Posts und Tweets in den sozialen Netzen zu sehen sind? Bedenken Sie, dass nicht jeder Teilnehmer die Konversation im Social Web sofort bemerkt. Für noch mehr Aufmerksamkeit sorgt ein gut sichtbarer Bildschirm, der alle Messages mit offiziellem Event-Hashtag zeigt. Verwenden Sie zum Beispiel Hootfeed, dieses kostenlose Tool zeigt alle Interaktionen in Echtzeit an. Die Teilnehmer sehen sofort, was andere über die Veranstaltung sagen; für Organisatoren bietet Hootfeed ein zusätzliches Vor-Ort-Tool, um die Gespräche im Social Web zu verfolgen.

Nach der Veranstaltung

  1. Erzählen Sie Ihre Story in den Social Media-Netzwerken

Wenn Sie die Teilnehmer ermuntern, sich während der Veranstaltung in den Social Networks auszutauschen, bekommen Sie Material für Ihre Nachberichterstattung. Natürlich könnten Sie selbst von Ihrem erfolgreichen Event schwärmen. Viel glaubwürdiger sind allerdings Ihre Teilnehmer, wenn diese mit eigenen Worten, Bildern und Videos von einer gelungenen Veranstaltung erzählen. Stellen Sie eine Social Media-Story zusammen. Nutzen Sie beispielsweise Tweets und Instagram-Fotos Ihrer Teilnehmer für eine Geschichte auf Storify – entweder in chronologischer Reihenfolge oder durch Hervorhebung besonderer Highlights der Veranstaltung.

  1. Bitten Sie die Teilnehmer um eine Bewertung der Veranstaltung

Sie planen künftig ähnliche Veranstaltungen? Dann brauchen Sie Feedback. Was hat geklappt, was könnte verbessert werden? Im besten Fall hat Ihr Veranstaltungsteam via Monitoring bereits entsprechende Kommentare von Teilnehmern herausgefiltert. Kümmern Sie sich aber auch um alle, die ihre Meinung nicht während der Veranstaltung oder danach kund getan haben.

Ermuntern Sie die Teilnehmer dazu, in einer kleinen Umfrage ihre Meinung zu äußern. Je mehr Personen an dieser Umfrage teilnehmen, desto besser. Verlosen Sie doch unter den Teilnehmern ein paar Freikarten für den nächsten Event.

  1. Analysieren Sie Ihre Social Media-Leistung

Sie haben Social Media zu einem Kernelement Ihrer Event-Strategie gemacht. Nun sollten Sie auch wissen, ob sich das gelohnt hat. Prüfen Sie anhand Ihres Social Media-Event-Plans, wie die einzelnen Networks abgeschnitten haben. Hat Twitter die Sichtbarkeit der Veranstaltung verbessert? Haben Facebook-Anzeigen die gewünschte Zielgruppe erreicht? Jedes dieser Netzwerke bietet eigene Analyse-Tools, mit denen Sie das Engagement messen können.

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