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Strategie

So veranstalten Sie ein erfolgreiches virtuelles Event: Tipps und Best Practices

Learn how to host fun and engaging virtual events, and have your audience coming back for more.

Katie Sehl Juni 2, 2020

Virtuelle Events – das klingt nach wie vor etwas futuristisch. Dabei gibt es solche Veranstaltungen seit 1993, als der erste Livestream der Welt spannungsgeladene Webcam-Bilder einer Kaffeemaschine bei der Arbeit zeigte. Der tröpfelnde Kaffee wurde einige Millionen Mal betrachtet.

In gewisser Hinsicht hat sich daran bis 2020 nichts geändert. Auf TikTok erstellen Teenager virale Videos mit Schlummer-Feeds, mit denen sie – buchstäblich im Schlaf – Kryptomünzen verdienen. Der technische Fortschritt und immer neue Social Media-Optionen bieten uns mittlerweile ganz andere Möglichkeiten des Online-Kontakts, von virtuellen Museumsführungen bis zu Live Q&A-Sessions mit Astronauten im Weltall.

Sogar einige der größten Konferenzen finden heute teilweise oder komplett digital statt. So lassen sich nicht nur Kosten senken und die CO2-Bilanz verbessern – man kann auch ein breiteres Publikum ansprechen und einladen. Dank des YouTube-Livestreams von Coachella konnten 2018 mehr als 41 Millionen Menschen in über 232 Ländern den Beyoncé-Konzertfilm Homecoming erleben, statt der paar hunderttausend Zuschauer, die bei den Konzerten persönlich anwesend waren.

Unternehmen aller Art veranstalten heute virtuelle Events im Netz, vom Live-Twittern bis zum Livestreaming. Ist auch Ihre Firma auf diese digitale Welt vorbereitet?

Ob Sie bereits eine Veranstaltung geplant haben oder nur neue Ideen suchen – dieser Beitrag ist die ultimative Eintrittskarte ins Universum der virtuellen Events.

Was ist ein virtuelles Event?

Ein virtuelles Event ist jede Art organisiertes Treffen, das nicht an einem physischen Ort, sondern online stattfindet. Das kann von kleinen Frage-und-Antwort-Sessions bis hin zu großen Konferenzen mit tausenden Teilnehmern reichen. Und anscheinend kann sogar der Livestream-Feed einer Becherpyramide ein virtuelles Event sein.

Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick zu den unterschiedlichen geschäftlichen Online-Events, die Ihr Unternehmen veranstalten kann.

Anleitungen, Tutorials und Unterrichtseinheiten

Arbeiten Sie mit Produkten oder Dienstleistungen, die der Erklärung bedürfen? Dann ist eine Anleitung die geeignete Methode, Ihre Zielgruppe mit Tipps, Tricks und Gebrauchsanweisungen zu unterstützen.

Diese Art Event kann zur Markteinführung eines neuen Produkts, zur Beantwortung häufig gestellter Fragen oder zum Vorstellen diverser Use Cases genutzt werden. Mit einer vollwertigen Unterrichtseinheit liefern Sie einen noch größeren Mehrwert. Als Yogalehrer könnten Sie online ein paar Übungen zeigen, als Küchenchef einen Kochkurs online präsentieren.

Trainings und Kurse

Für komplexere Themen eignen sich Webinare, Workshops und Kurse in der Regel besser. Diese Formate können tiefe Einblicke in bestimmte Themen, Fertigkeiten, Tools und mehr bieten. Hootsuite Deutschland bietet beispielsweise Webinare zu Themen wie LinkedIn für Unternehmen oder Storifying Social – digitales Storytelling an.

Führungen hinter die Kulissen

Lassen Sie Ihre Follower einen Blick hinter die Kulissen werfen. Museen, Galerien, Theater, Flughäfen und sogar Nationalparks können Online-Besuchern zeigen, was sie bei einem Besuch erwartet – oder wie der Alltag für die Mitarbeiter der jeweiligen Attraktion aussieht.

Deshalb muss Ihr Unternehmen aber noch lange keine Attraktion sein. Bieten Sie Führungen durch Ihr Labor, Ihre Fabrik, Ihr Büro, Ihre Werkstatt, Messe oder Testküche an. Demonstrieren Sie den Kunden, was hinter ihren Lieblingsprodukten steckt.

Interviews und Aufführungen

Bitten Sie unternehmensinterne Fachleute, ihr Wissen live in Q&A-Sessions weiterzureichen. Veranstalten Sie entspannte Frag-mich-alles-Runden in den sozialen Medien. Laden Sie Referenten oder Künstler dazu ein, für Sie über ein Thema zu sprechen oder Ihre Kunst darzubieten.

Die mögliche Bandbreite reicht dabei von TED-Talks über Comedy-Shows bis hin zu sehr persönlichen Interviews. Interaktive Quizspiele und Wettbewerbe steigern das Engagement ebenfalls.

Konferenzen und Veranstaltungen

Auch Großveranstaltungen können zum Teil virtuell sein. Von Coachella bis SXSW wurden Konzerte und Gipfeltreffen bereits online gestreamt, damit Leute, die nicht persönlich teilnehmen, trotzdem ins Geschehen einsteigen können. Es gibt aber auch ganze Konferenzen, die ausschließlich online stattfinden und ihren Teilnehmern dabei sogar Networking-Möglichkeiten und Meetings in kleineren Kreis bieten.

Und mit diesen Tools – richten Sie ein virtuelles Event aus

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein virtuelles Event zu veranstalten. Wir stellen Ihnen eine Zusammenfassung der verschiedenen Formate und einige der besten Plattformen für virtuelle Events vor.

Live-Twittern

Beginnen Sie eine Online-Diskussion, indem Sie eine Veranstaltung live-twittern, eine Frage stellen oder auch eine Fragestunde veranstalten. Setzen Sie einen Hashtag ein, damit die Leute die Diskussion finden und in sie einsteigen können.

Zu den weiteren Tools für Online-Diskussionen gehören unter anderem:

  • Discord: kostenloser Sprach- und Textchat, der hauptsächlich von Gamern genutzt wird
  • Reddit: ein vor allem für Frag-mich-alles-Sessions (AMA = Ask Me Anything) beliebtes Diskussionsforum
  • Slack: eine Instant-Messaging-Plattform, auf der sich Chats gut organisieren lassen

Social Media-Stories

Stories sind eine wunderbare Plattform zum Teilen von Videos und Bildern für Tutorials, Interviews und Ähnliches. Fügen Sie Filter, Spezialeffekte und Sticker hinzu, um Fragen zu beantworten, Umfragen durchzuführen, ein Influencer-Takeover zu veranstalten usw. Auf Instagram können Sie damit ein Highlight für spätere Betrachter erstellen.

Für kurzlebige Live-Events eignen sich:

Webinare

Normalerweise ist ein Webinar eine Online-Präsentation, die in Echtzeit abgehalten wird, aber auch später noch geteilt und angesehen werden kann. In den meisten Fällen zeigt der Sprecher dabei seinen Bildschirm, auf dem Folien und Demos zu sehen sind, während er dazu referiert. Die Teilnehmer können per Voice oder über einen Chat-Feed (je nachdem, was der Vortragende vorgibt und was auf der Plattform möglich ist) Fragen stellen.

Im Prinzip ist die Veranstaltung so etwas wie ein einmaliger Workshop oder eine Unterrichtsstunde in Echtzeit.

Webinar-Plattformen sind u. a.:

  • 6connex: für jeden Browser und alle Geräte ohne Download verfügbar. Zu den Funktionen gehören flexible Registrierung, Social Media-Integration und Echtzeit-Analytics.
  • Crowdcast: Teilnehmer können über eine einheitliche URL einsteigen. Zur Verfügung stehende Tools sind integrierte Registrierungsformulare, Analytics, wiederholte Wiedergabe u. v. a.
  • Demio: ermöglicht vorab aufgezeichnete oder Live-Webinare – oder eine Mischung aus beidem. Integriert sind Privat-Chats, interaktive Umfragen, Call-to-Action-Buttons und andere Funktionen.
  • Livestorm: On-Demand-Webinare von Livestorm bieten die Integration mit Google Analytics, Slack und diversen Interaktions-Tools.
  • WebinarNinja: Auch für diese Plattform, die kostenlose und kostenpflichtige Events anbietet, ist keine Software herunterzuladen. Ebenfalls im Programm: Integration mit mehr als 1.000 Apps und Ad-Tracking mit Facebook Pixel.
  • Zoom: Plattform für einen einzigen Moderator oder Gruppen-Chats – es gibt sogar Breakout-Räume. Angeboten werden Events für 100 bis 10.000 Teilnehmer, die nur zusehen können.

YouTube Livestream: kostenlose und einfach zu bedienende Plattform für das Streamen von Live-Webinaren.

Social Media-Livestreams

So gut wie alle Social Media-Plattformen bieten eine Live-Video-Funktion. Livestreams führen bekanntlich zu mehr Engagement. Laut Facebook bringt ein Live-Video im Durchschnitt sechs Mal so viele Interaktionen wie ein normales Video.

Social Media-Livestream-Plattformen sind u. a.:

In den meisten Livestreams werden Kommentare und Teilnehmer in Echtzeit angezeigt. Manche Plattformen – wie Instagram – ermöglichen es Ihnen, gleichzeitig mit einem Freund live zu gehen. Diese Option eignet sich sehr gut für Q&A-Sessions und gemeinsame Präsentationen.

Es ist damit zu rechnen, dass auch Facebook bald Live-Verkaufs-Features anbietet.

Konferenzen und Networking

Für formellere virtuelle Events stehen Plattformen zur Verfügung, die Tool-Suiten mit Livestreaming, Chatrooms und anderen Funktionen anbieten.

  • 6connex: Aussteller können mit dieser Plattform für virtuelle Messen Online-Stände erstellen, um Bestenliste-Positionen konkurrieren, livestreamen und chatten.
  • AirMeet: ist eine umfassende Plattform für Community-Manager, die ansprechende Online-Events veranstalten wollen
  • Brella: Der Hub für virtuelle Konferenzen eignet sich für Vortragende, Multitrack-Agenden, Sponsoren, individuelle Streams und mehr.
  • HeySummit: Erstellen Sie eine Landing Page, führen Sie Sprecher ein, registrieren Sie Teilnehmer usw. Diese Lösung unterstützt Sie bei der Organisation virtueller Events, aber Sie müssen noch Tools für das Livestreaming integrieren.
  • Hop In: Die umfassende Plattform für Live-Events deckt alles ab – von Networking-Veranstaltungen über Meetings, Messen und Webinare bis hin zu Live-Übertragungen.
  • Run the World: Konferenz-Plattform für Cocktailpartys bis Kamingespräche. Integrierte Vorlagen für unterschiedliche Use Cases minimieren die Mühen bei der Veranstaltungsplanung.
  • Vfairs: Die Plattform für virtuelle Messen bietet Stände, Webinare, Tools zum Gesprächseinstieg und vieles mehr.

Tipps zur Veranstaltung virtueller Events

Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen logistischen Anforderungen mit sich. So vermeiden Sie Probleme während Ihres virtuellen Events.

1. Arbeiten Sie eine Strategie aus

Für jedes Event – ob klein oder groß, offline oder online – sollte Sie eine Strategie in petto haben. Beginnen Sie mit Ihrem wichtigsten Ziel und einem Grundkonzept, und arbeiten Sie auf diesen Basis weiter. Je früher Sie einen Plan machen, umso besser.

Vor der Veranstaltung eines virtuellen Events sollten Sie sich die folgenden Fragen beantworten:

  • Welche Art Erlebnis wollen Sie vermitteln?
  • Soll das Event live, on-Demand oder beides sein?
  • Wo soll der Content gesehen werden?
  • Wird der Zugang beschränkt oder unbeschränkt sein?
  • Wann ist die beste Zeit für die Veranstaltung?
  • Muss man sich für das Event anmelden?
  • Wie werden Sie die Veranstaltung bewerben?
  • Planen Sie eine Kooperation mit einem Werbeträger oder einem anderen Partner?
  • Kann man sich das Event auch noch ansehen, wenn es vorbei ist?
  • Welche KPIs und andere Daten wollen Sie verfolgen?

2. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Unabhängig von Größe oder Plattform ist die Wahl des richtigen Datums und der richtigen Zeit maßgeblich für Ihr Event. Recherchieren Sie ein wenig, bevor Sie Ihrem Netzwerk den Termin bekanntgeben. Achten Sie darauf, dass es keine Konkurrenzveranstaltungen oder Feiertage gibt, die Ihr Zielpublikum an der Teilnahme hindern könnten.

Berücksichtigen Sie auch die Zeitzonen. Wenn Sie Ihr Event weltweit veranstalten wollen, sollten Sie eine Zeit auswählen, die für möglichst viele Ihrer Kunden und Follower passt. Wenn das nicht klappt, sorgen Sie dafür, dass der Content auch nach der Live-Präsentation noch für diejenigen zugänglich ist, die nicht direkt dabei sein konnten. Es kann sich auch lohnen, mehrere Networking-Veranstaltungen und unterschiedliche virtuelle Events für verschiedene Zeitzonen zu planen.

Informieren Sie sich in Ihren Analytics darüber, wann Ihre Community normalerweise online ist. Wenn Sie einen möglichst breiten Konsens erreichen wollen, überlegen Sie sich, eine Umfrage zu versenden oder online zu stellen, bei der sich die Teilnehmer ihre bevorzugten Termine aussuchen können. Emily Schuman, die Gründerin von Cupcakes & Cashmere, setzte einen Instagram Story-Sticker dazu ein, Beginnzeit und Dauer einer Instagram-Live-Session festzulegenc.

Instagram Story by Cupcakes and Cashmere

Übrigens: Hier finden Sie die besten Zeiten für Social Media-Posts.

3. Bewerben Sie Ihr Event

„Mach die Veranstaltung, dann kommt das Publikum von selbst“ ist eindeutig ein Trugschluss. „Bewirb die Veranstaltung, dann kommen Leute“ ist aber korrekt – vor allem, wenn Sie brauchbare Anreize bieten.

Legen Sie fest, mit welchen Argumenten Sie potenzielle Teilnehmer an Ihrem Event am ehesten überzeugen wollen. Das könnte ein herausragender Referent sein, aber genauso die Vermittlung von Fähigkeiten, eine Networking-Chance usw.

Egal, wofür Sie sich entscheiden: es sollte als Leistungsversprechen in Ihrer Vermarktung klar und eindeutig kommuniziert werden.

Teilen Sie Einzelheiten über Ihre Veranstaltungen per E-Mail und Social Media mit. Wenn Sie Anzeigen schalten, adressieren Sie Ihre Zielgruppen und wählen Sie das richtige Format. Die InMail-Ads von LinkedIn könnten beispielsweise besser für derartige Einladungen geeignet sein als unpersönliche gesponserte Posts.

Laut Adobe kommen die meisten Anmeldungen zwei bis drei Wochen vor der geplanten Veranstaltung herein. In dieser Zeit sollten Sie Ihre Aktivitäten also hochfahren.

Nutzen Sie die verfügbaren Social Media-Tools. Starten Sie in Instagram Stories einen Event-Countdown. Erstellen Sie ein Facebook-Event mit allen erforderlichen Informationen. Überlegen Sie sich, Ihre Veranstaltung auf Websites wie Eventbrite und an anderen Orten anzukündigen, die Ihre Zielgruppe frequentiert.

Vortragende sind oft auch Influencer – stellen Sie ihnen daher alle wichtigen Informationen zur Verfügung, damit sie als Botschafter für Ihr Event aktiv werden können. Vergessen Sie nie die vier Ws: wer, was, wo und wie? Das heißt auch, dass jede Marketingaktivität für Ihr Event einen Link enthalten sollte. Damit weisen Sie Ihrer Zielgruppe den Weg – ob zum Anmeldeformular oder zu Ihrem Instagram-Profil.

Teilen Sie unbedingt auch einen Event-Hashtag. Damit andere Ihre Veranstaltung promoten und online darüber diskutieren können.

Schauen Sie sich auch unseren Beitrag zur Bewerbung von Social Media-Events an.

4. Seien Sie auf technische Probleme vorbereitet

Bei physischen Veranstaltungen kann es Pannen geben – und bei virtuellen Events technische Störungen.

Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihre Internet-Verbindung testen und auch Ihre Sprecher dazu auffordern. Bereiten Sie Backups von Bildern und Präsentation vor, falls eine Datei plötzlich unbrauchbar wird oder verschwunden ist. Führen Sie nach Möglichkeit eine Probe durch. Je früher Sie ein Problem erkennen, desto schneller können Sie Lösungen finden.

Denken Sie daran, dass nicht alle Ihre Gäste Technikexperten sind. Beugen Sie also möglichen Schwierigkeiten vor, indem Sie leicht verständliche Anleitungen oder FAQs vorbereiten. Wenn Sie ausreichende Ressourcen für technischen Support haben, nutzen Sie diese – und achten Sie darauf, dass die Teilnehmer wissen, wo sie diesen Support finden und wie sie um Unterstützung bitten können.

5. Planen Sie ein integratives Event

Ebenso wie Veranstaltungen mit „echten“ Teilnehmern sollten auch virtuelle Events so integrativ und zugänglich wie möglich sein.

Stellen Sie sicher, dass an allen Kontaktpunkten – auch bei Präsentationen – eine klare Sprache, große Schriften und ein hoher Farbkontrast zum Einsatz kommen. Bieten Sie nach Möglichkeit Untertitel und Bildmaterial für den Ton sowie Beschreibungen für den visuellen Teil an. Websites wie Vfairs bieten zudem die Möglichkeit, sich Seiteninhalte vorlesen zu lassen und Schriftgrößen selbst anzupassen.

Und obwohl das mittlerweile selbstverständlich sein sollte: Wenn in Ihrem Event eine Expertengruppe auftritt, wählen Sie nicht ausschließlich weiße Cisgender-Männer aus. Es könnte sonst passieren, dass Ihre Veranstaltung aus den falschen Gründen zum Social Media-Trend wird … Achten Sie also darauf, dass Ihr virtuelles Event eine möglichst große Vielfalt präsentiert.

6. Fördern Sie das Engagement

Es ist ganz einfach: Wenn Sie Engagementmöglichkeiten anbieten, wird Ihre Zielgruppe mehr interagieren. Das liegt schon einmal daran, dass es Spaß macht, das Ergebnis des Engagements zu sehen.

Ein simples Beispiel: Bitten Sie die Zuschauer, in Kommentaren oder über ein Chat-Tool Fragen zu stellen. Höchstwahrscheinlich werden die Leute, die Fragen gestellt haben, beim Event bleiben, um zu sehen, ob ihre Fragen auch beantwortet werden. Profitipp: Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollten Sie unbedingt einen Moderator einsetzen, der Antwort geben kann.

So gut wie jede Online-Plattform verfügt über interaktive Features. Laden Sie die Event-Teilnehmer ein, an Umfragen oder Quizspielen teilzunehmen. Regen Sie zum Live-Twittern an. Nehmen Sie Wünsche und Anregungen entgegen. Oder erwähnen Sie einfach die Namen der Leute, die sich zu Ihrem Event einschalten. Am Ende der Veranstaltung sollten Sie dann noch um Feedback bitten.

Beispiele für virtuelle Events von Unternehmen

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen ein paar Beispiele für virtuelle Events, die Unternehmen und Influencer in den sozialen Medien und darüber hinaus veranstaltet haben.

Die Bill Gates-Fragestunde auf Reddit

Die siebente Ask-Me-Anything-Runde des Microsoft-Gründers auf Reddit erhielt mehr als 110.000 Upvotes.

This is Us hinter den Kulissen

Mandy Moore und Milo Ventimiglia, die Stars von This Is Us – Das ist Leben laden Fans mit Facebook Live auf einen Rundgang durch das Set ihrer Fernsehserie ein.

https://www.facebook.com/mandymooremm/videos/a-behind-the-scenes-tour-of-this-is-us-brought-to-you-by-myself-and-milo-ventimi/1377587465585748/

Die Make-up-Tutorials von Benefit Cosmetics auf Facebook Live

Mehr als 2.400 Zuschauer schalteten sich ein, um zu erfahren, wie man seine Augenbrauen am besten zur Geltung bringt.

https://www.facebook.com/benefitcosmeticscanada/videos/1906894609398348/

Der Pub-Quiz des Podcasts „The Earful Tower“

Oliver Gee, der Präsentator des Podcasts The Earful Tower, veranstaltet auf seinem YouTube-Kanal Quizrunden, bei denen die Teilnehmer etwas gewinnen können.

Facebook Live-Konzert von Garth Brooks und Trisha Yearwood

Die Country-Superstars legten auf Facebook Live eine Jam-Session hin. Davor und währenddessen durften sich die Fans ihre Lieblings-Songs wünschen.

https://www.facebook.com/GarthBrooks/posts/2897207653691982

Mit Antron Brown auf Twitter hinter den Kulissen

Der NHRA-Fahrer führte Twitter-Zuschauer durch seine Werkstatt, in der es Dragster, Trophäen und andere Motorsport-Schätze zu entdecken gibt.

Live-Backanleitungen vom LinkedIn-Chefkonditor

Der LinkedIn-Konditor zeigt Mitgliedern, wie man Croissants und Brotpudding macht.

Purple Mattress – schläftig auf Facebook Live

Mehr als 295.000 Menschen sahen sich dieses 45 Minuten lange Video einer gähnenden Frau an, die ihre Perücke kämmt.

https://www.facebook.com/LifeOnPurple/videos/704681706389075/

Mittagskritzeleien von Mo Willems

Täglich zum Mittagessen lädt Willems, Artist in Residence für Pädagogik am Kennedy Center, Kinder auf YouTube zum Zeichenkurs ein.

Yoga-Livestreams von Lululemon

Die globalen Botschafter der Yoga-Marke leiten auf Instagram Live Trainings-, Meditations- und Yoga-Kurse.

Online-Ausstellungen des Van Gogh Museums

Follower des Van Gogh Museums in Amsterdam können von der bequemen Couch aus Führungen durch die Ausstellungsräume mitmachen.

Das Britische Museum öffnet Google Street View seine Pforten

Mit Google Street View kann man virtuell durch mehr als 60 Museumsgalerien des berühmten Hauses spazieren.

Virtuelle „Fire Drill Fridays“

Die Klimaproteste der Umweltschutzorganisation von Jane Fonda finden jetzt jeden Freitag online statt.

Girlboss Rally ab jetzt digital

Die Girlboss-Gründerin Sophia Amoruso will die jährliche Konferenz ihrer Marke dieses Jahr vollständig online abwickeln.

Skift: Online-Konferenz zum Thema Geschäftsreisen

Skift wird Zoom nutzen, um diese Online-Konferenz mit mehreren Referenten und vielen Teilnehmern zu veranstalten. Die Gäste können Fragen stellen und sich später eine Aufzeichnung des Events ansehen.

Livestream-Präsentationen von der 3%-Konferenz

Diese Organisation wurde gegründet, um gegen den geringen Frauenanteil unter Kreativdirektoren (nur 3 %!) anzugehen. Sie bietet das Livestreaming ihrer Konferenzen zu reduzierten Preisen an. Die Gruppe veranstaltet zudem regelmäßig Takeovers von Instagram Stories, um Follower zu inspirieren.

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By Katie Sehl

Katie is a writer and photographer based in Toronto. She used to be indecisive, but now she's not sure.

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